【採用担当者向け】面接フィードバック例文

面接フィードバックとは？

まずは、面接フィードバックがどのようなことなのか、メリット・デメリットと合わせて確認しておきましょう。

以下の記事では、採用担当者向けの面接マニュアルや中途採用の流れについて詳しく解説しています。こちらもぜひご参考ください。

中途・シニア採用の評価ブレを防ぐ質問集｜面接マニュアル・テンプレート完全版！

事前準備から一次・二次・最終面接の役割・引き継ぎまで徹底解説｜中途・シニア採用面接の流れと評価基準

面接フィードバックとは面接結果や今後の流れなどを伝えること

面接フィードバックとは、採用選考の中で、応募者に対して面接結果や評価のポイント、次の選考に関する案内などを伝えることです。

単に「採用です」「今回は見送りです」と結果のみを知らせるだけでなく、次回面接の案内・追加確認の依頼・不採用時の連絡など、面接後に応募者へ返す連絡全般を指すものと捉えるとわかりやすいでしょう。

採用担当者の中には、「面接フィードバック＝不採用理由を詳しく伝えること」と捉える人もいますが、実際はそこまで限定的ではありません。

たとえば、以下のような連絡も面接フィードバックに含まれます。

面接フィードバックに含まれる内容

• 面接通過の連絡
• 次回面接の日程調整や案内
• 社内検討中であることを伝える連絡
• 追加資料や補足説明の依頼
• 不採用通知
• 応募者からの問い合わせへの返信

就職活動中に、複数の企業を並行して受けている応募者は多くいます。企業からの連絡を待っている応募者にとっては、面接後の連絡が遅かったり文面が雑だったりすると、企業に不信感を抱く人も多いでしょう。

一方で、短い文面でも、面接へのお礼や結果、現在の状況や今後の流れを早い段階で知らせてくれる企業には、「選考が丁寧な会社」「応募者をきちんと見ている会社」という印象をもってもらいやすくなります。

つまり、面接フィードバックは、応募者の納得感を高め、企業イメージを左右する重要な採用コミュニケーションとも考えられます。

面接フィードバックは主にポジティブ・ネガティブ・混合型の3種類がある

面接フィードバックには、主に「ポジティブ・ネガティブ・混合型」の3種類があります。

ポジティブフィードバック

ポジティブフィードバックとは、応募者の良かった点や評価した点を中心に伝えるフィードバックのことです。

面接通過時や採用通知をする際など、前向きな連絡をするときに使いやすい型です。

ポジティブフィードバックの例

• 経験や実績の再現性が伝わった
• 役割や成果をわかりやすく説明できていた
• 現場との相性が良さそうだった
• 志望動機に一貫性があった

ポジティブフィードバックのメリットは、単なる通過通知で終わらず、「どこを評価されたのか」が応募者に伝わることです。応募者は「きちんと見てもらえた」と感じやすくなるため、次回選考への意欲も高まりやすくなります。

特に中途採用やシニア採用では、応募者が複数社を比較しているケースも多いため、「なぜ通過したのか」「どこに期待されているのか」を一言添えるだけでも、志望度の維持につながるでしょう。

ネガティブフィードバック

ネガティブフィードバックとは、応募者の課題や不足していた点、改善したほうがよい点を中心に伝えるフィードバックのことです。

主に以下のような内容を、事実ベース・職務要件ベースで伝えることが一般的です。

ネガティブフィードバックで伝えること

• 職務要件とのギャップ
• 経験やスキルの不足
• 面接で十分に確認できなかった点
• 伝え方や整理の不足

フィードバックに関する一般的な解説では、ネガティブフィードバックは『改善点や課題を率直に伝える手法』と説明されることがありますが、採用実務では伝え方に十分な配慮が必要です。

人格評価にならないよう、以下のように言い換えるよう注意しましょう。

・「経験が浅い」→「今回のポジションで重視している〇〇領域の実務経験が確認しきれなかった」
・「話がわかりにくい」→「役割や成果の説明に具体例が少なく、再現性の判断が難しかった」

特に、不採用時は詳細に伝えすぎず、必要最小限にとどめるほうがトラブルを防ぎやすくなります。

混合型フィードバック

混合型フィードバックとは、良かった点と改善点をあわせて伝えるフィードバックのことです。採用実務では、この型がもっとも使いやすく、主に以下のようなケースに使われることが多いです。

混合型フィードバックが使われる主なケース

• 一次面接は通過だが、次回までに補足してほしい点がある
• 採用ではないが、前向きな印象を残したい
• 追加資料や追加説明を依頼したい
• 不採用でも、企業イメージを損なわないような伝え方をしたい

混合型フィードバックの基本の型は、「良かった点→今回の判断→補足したい点・改善点→次の案内や締め」です。

採用の場では、ただ褒めるだけでは浅く見えたり、ただ課題のみを伝えると角が立ったりするケースが多いため、混合型を基本にすると実務で使いやすいでしょう。

なお、以下の記事では、面接の役割や評価・記録方法について詳しく解説しています。

一次・二次・最終面接の役割・質問・評価・記録方法を徹底解説！｜【面接官向け】面接の進め方完全ガイド

面接フィードバックのメリット・デメリット

面接フィードバックは、応募者に対して丁寧な印象を与えやすく、企業イメージの向上にもつながる一方で、伝え方を誤るとトラブルや採用工数の増加につながる原因にもなります。

改めて、採用担当者の視点でメリットとデメリットを確認してみましょう。

面接フィードバックの大きなメリットは、応募者の納得感を高めやすいことや企業イメージの向上につながることです。

たとえば一次面接通過の連絡でも、単に「次回のご案内です」と送るより、「どの点を評価したのか」「次回は何を見たいのか」を一言添えるだけで、応募者の志望度や安心感は大きく変わります。

また、面接フィードバックを前提にすると、採用担当者は応募者の評価ポイントを言語化する必要が出てきます。その結果、企業側にも評価基準の整理や面接品質の平準化につながるメリットが生じるのです。

ただし、親切のつもりで詳しく書きすぎると、応募者に不快感を与えたり、トラブルの火種になったりする可能性があるため、内容には注意が必要です。

面接フィードバック基本の型

面接フィードバックを行う際には、まず基本の型を決めておきましょう。ここでは、メールでフィードバックを行う際の基本の型を解説します。

「感謝→結論→必要事項→締め」の順が基本

面接フィードバックの文面は、採用・保留・不採用のどのケースでも、以下の4つの順で組み立てると、読みやすく失礼のない文面になります。

面接フィードバック基本の型

• 感謝：面接への参加や時間を割いてくれたことへのお礼
• 結論：選考結果や現在の状況を伝える
• 必要事項：次回面接の案内、追加資料、連絡予定日などを伝える
• 締め：今後の活躍を祈る一文や「引き続きよろしくお願いします」などの一文を伝える

例：一次面接通過の場合

感謝：ご参加ありがとうございました
結論：次の選考に進んでいただきたく思います
必要事項：日程候補はこちらです
締め：引き続きよろしくお願いいたします

不採用の場合でも、最初に感謝を伝えたうえで結果を明確にして、応募書類の取り扱いなど必要事項を添えて締めると過不足のない文面になります。

採用・保留・不採用で伝える内容を変える

面接フィードバックを行う際は基本の型に沿って伝えることがおすすめですが、「採用通過・保留・不採用」で伝えるべき内容を分けておくと、より連絡の質が安定します。

採用・通過連絡では、結果に加えて次の選考や入社に向けた案内が中心になるため、「日程調整、面接形式、準備物、回答期限」など、次に必要な情報をわかりやすくまとめることが大切です。

余裕があれば「どの点を評価したか」を一言添えると、応募者の納得感や志望度も高まるでしょう。

保留・検討中の連絡では、現時点で結論が出ていないことを明確にしつつ、「いつ頃までに結果を連絡する予定か」を伝えることがポイントです。

たとえば、社内調整中・比較検討中・追加確認中などの理由を簡潔に添えながら、次回の連絡予定日も伝えると、応募者の不安が軽減するでしょう。

不採用連絡では、面接への感謝、選考結果、応募書類の取り扱い、締めの一文を中心に構成すると、シンプルで整った文面になります。

理由を記載する場合は、印象論ではなく、職務要件に沿った最小限の表現にとどめるよう注意しましょう。

件名・宛名・署名はミスや失礼がないように整える

面接フィードバックは本文の内容だけでなく、件名・宛名・署名の整え方でも印象が変わります。

まず、件名はひと目で内容がわかる形にしておくのが基本です。採用担当者からの連絡だとわかるようにして、件名は応募者が後から見返しやすいようにしておくと親切です。

件名の例

• 【株式会社〇〇】一次面接結果のご連絡
• 【株式会社〇〇】選考状況のご案内
• 【株式会社〇〇】面接結果および今後のご案内

宛名はフルネーム＋様で統一しておくと、ミスを減らしやすくなります。氏名の漢字の間違い、敬称漏れ、他候補者名の差し替え忘れは、応募者対応で起こりやすいミスのため十分に注意してください。

特に、テンプレートを使う場合は、宛名部分の変更を忘れないよう注意しましょう。

署名には、会社名・部署名・担当者名・連絡先を入れておくと、問い合わせが来たときにスムーズに対応できます。

面接フィードバックを行う際のポイント

面接フィードバックでは、文面の型だけでなく「どう伝えるか」まで意識すると、応募者の納得感や企業印象が大きく変わります。

ここでは、実務で押さえておきたいポイントを5つに絞って解説します。

テンプレートを用意して文面や対応のばらつきを防ぐ

面接フィードバックを行う際に、担当者ごとに文面や伝え方が異なると応募者への印象や対応品質に差が出やすくなります。しかし、「採用・保留・不採用」などのパターンごとにテンプレートを用意しておくと一定の品質を保つことが可能です。

フィードバックテンプレートの主な内容

• 件名
• 宛名
• 面接参加へのお礼
• 選考結果または現在の状況
• 次回面接・追加確認・連絡予定日などの必要事項
• 応募書類の取り扱い
• 締めの一文
• 署名

このように、あらかじめ「共通部分」を定型化しておくと、担当者が変わっても対応品質をそろえやすくなります。

また、毎回ゼロから作るより、基本テンプレートをベースに必要な部分だけ差し替える運用にしておくと、結果が決定した後すぐにフィードバックが可能になるため、応募者の不安を軽減する効果も期待できます。

特に中途採用やシニア採用では、応募者が複数社を並行して受けていることも多いため、連絡の早さと文面の安定感は企業イメージの向上につながります。

なお、テンプレートの例文は後ほど詳しく紹介します。

テンプレートの差し替え忘れ・宛名ミスに注意する

テンプレートは便利ですが、差し替え忘れや宛名ミスが起きると、かえって印象を大きく損ねることがあります。

特に、多いのは「他の候補者名のまま送ってしまう」「前回の選考結果が残っている」「日程や担当者名が古いままになっている」というミスです。

送信する前には、必ず以下の項目を確認してからフィードバックを行いましょう。

テンプレート利用時の確認項目

• 応募者名・敬称に誤りがないか
• 採用・保留・不採用のテンプレートが合っているか
• 日程・返信期限・面接形式が最新か
• 会社名・部署名・担当者名に誤りがないか
• 応募書類の取り扱いに記載漏れがないか

特に不採用連絡の場合は、小さなミスでも応募者の不信感につながりやすいため、送信前のチェックをルール化しておくと安心です。

感謝を伝えたうえで結論を明確に伝える

面接フィードバックでは、まず面接に参加してくれたことへの感謝を伝え、そのあとに選考結果や現状を明確に伝える流れが基本です。

最初にお礼を入れることで、事務的な印象を和らげる効果があります。

そのうえで、結論は回りくどくせず、早めに伝えるのがポイントです。採用・保留・不採用のどのケースでも、応募者は「今どういう状況なのか」を知りたいためです。

特に保留連絡では、結論を曖昧にしたまま長文になると、不安や誤解を招きやすくなるため、「現在の状況」と「次にいつ連絡するか」をセットで示すことを意識しましょう。

理由を伝える場合は職務要件に沿って簡潔に伝える

面接フィードバックで理由に触れる場合は、職務要件に沿った内容を短く整理して伝えることが基本になります。

例：経験やスキルに不安要素が残る場合

・今回のポジションで重視している〇〇領域の経験について、確認できた範囲では判断が難しい部分がありました
・マネジメント経験について、担当範囲や人数規模を次回でもう少し詳しく伺いたいと考えています。

特に不採用や改善点を伝える場面では、説明が長くなるほど受け手の解釈がぶれやすくなるため、上記のように業務との関連が見える形で簡潔に伝えましょう。

改善点は抽象的ではなく行動や事実に沿って伝える

改善点を伝えるときは、印象や性格の話ではなく、面接で確認できた行動・回答・事実に沿って表現すると伝わりやすくなります。

例

・コミュニケーション力に課題がある→ご自身の役割や成果についての説明で具体例が少なく、担当範囲や実績の再現性を判断しにくい場面がありました。

・主体性が弱く見えた→課題に対して、どのように判断し、どのような意図で行動したかまで確認できると、主体的な関わり方をより評価しやすくなります。

上記のように「何が・どのような場面で・どのように見えたか」を伝える内容にすると、実務的で角の立たない表現になります。

この表現方法は、合格時の補足コメントにも不採用時の最小限の理由にも共通して使えるため、フィードバックの基本として取り入れることをおすすめします。

面接官ごとの評価ブレを防ぐ！面接評価シートの作り方｜中途採用の面接評価シートテンプレート

【採用担当者向け】採用ミスを防ぐ5段階評価と職種別の設計例｜面接評価シート項目の設計方法

応募書類の取り扱いや今後の流れを記載する

面接フィードバックでは、結果だけでなく、応募書類の取り扱いと今後の流れを記載しておきましょう。特に不採用や保留の場合は、この一文があるだけで問い合わせを減らしやすくなります。

応募書類の取り扱いや今後の流れに関する記載事項

• 次回面接や追加連絡の予定
• 連絡予定日や回答期限
• 追加資料の有無
• 応募書類の返却・保管・破棄の扱い
• 問い合わせ先（必要に応じて）

なお、厚生労働省は、採用選考では応募者の適性・能力に関係のない事項を把握しないことを求めています。

職業安定法第5条の5や関連指針でも、求職者等の個人情報は業務目的の達成に必要な範囲で取り扱い、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報などは原則として収集しない考え方が示されています。

フィードバックの最後に応募書類をどう扱うかを明記しておくと、応募者に安心感を与えられるでしょう。

そして、採用フローの整備が進んでくると、次に悩むのが「そもそも面接に呼べる応募者が集まらない」という問題です。評価基準を整えた段階で、候補者に会える母集団づくりまでセットにしておくと、採用は一気に進みやすくなります。

そこで、まずは「シニア求人情報を無料で掲載できるサービス」を活用し、条件に合う応募が集まる状態を作っておくのがおすすめです。面接では「人柄」「意欲」「再現性」の見極めに集中できます。

※1：厚生労働省｜公正な採用選考の基本
※2：e-Gov法令検索｜職業安定法 第5条の5（求職者等の個人情報の取扱い）

【採用・通過】の面接フィードバック例文

採用・通過連絡では、結果を明確に伝えたうえで、次の案内や必要事項までセットで伝えることが大切です。

ここでは、一次面接通過・最終面接での採用連絡・次回までの補足事項を伝える場合の3パターンのメール例文を紹介します。

一次面接通過を伝えるメール例文

一次面接通過の連絡では、通過の事実を明確に伝えたうえで、次回面接の日程調整や準備事項を簡潔にまとめると、応募者にとってわかりやすい文面になります。

件名：【株式会社〇〇】一次面接結果のご連絡

〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。
このたびは、一次面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、ぜひ次の選考に進んでいただきたく、ご連絡いたしました。
これまでのご経験や業務に対するお考えを具体的にお聞きできたことを、当社としても前向きに評価しております。

つきましては、次回面接の日程調整をお願いできればと思います。
以下の日程候補をご確認のうえ、ご都合のよい日時をご返信ください。

【候補日時】
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜

【面接形式】
対面／オンライン

【所要時間】
約〇分

ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇
TEL：00-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
――――――――――

ポイント

• 通過の結論を早めに伝える
• 評価ポイントを1文だけ添える
• 日程・形式・所要時間をセットで記載する

一次面接通過の連絡の際は、上記の3点を意識してフィードバックを行うことがおすすめです。

最終面接で採用を伝えるメール例文

最終面接採用の連絡では、採用の意思を明確に伝えつつ、今後の手続きや条件面の案内まで入れると、応募者が動きやすくなります。

件名：【株式会社〇〇】最終面接結果のご連絡（採用のご案内）

〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。
このたびは、最終面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、ぜひ当社にご入社いただきたいと考え、ご連絡いたしました。
これまでのご経験に加え、当社でお任せしたい業務との親和性や、面接を通じてお伺いしたお考えを踏まえ、前向きにご一緒したいと考えております。

今後の流れにつきましては、あらためて条件面のご説明および入社時期のご相談をさせていただければと思います。

詳細は、以下の日程候補の中からご都合のよい日時をご返信ください。

【候補日時】
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜

ご不明点やご相談事項がございましたら、お気軽にお知らせください。

改めまして、このたびはご応募いただき、誠にありがとうございました。
どうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇
TEL：00-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
――――――――――

ポイント

• 採用の意思を明確に伝える
• 評価コメントは長くしすぎない
• 条件面説明・入社時期相談など次の動きを入れる

最終面接後に採用を伝える際は、上記の3点を意識してメールを作成しましょう。

通過連絡とあわせて次回までの補足事項を伝える例文

一次面接通過や二次面接通過の場面では、通過の連絡に加えて、次回面接で補足してほしい点をやわらかく伝えるケースもあります。

この場合は、指摘口調にならないよう「より評価しやすくなる」「次回ぜひ詳しく伺いたい」という形にすると文章がやわらかくなります。

件名：【株式会社〇〇】面接結果のご連絡（次回選考のご案内）

〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。
このたびは、面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、ぜひ次の選考に進んでいただきたく、ご連絡いたしました。
これまでのご経験や、業務に対するお考えについて前向きに評価しております。
特に、〇〇のご経験については、当社でも活かしていただける可能性を感じております。

次回面接では、より具体的な役割や成果について、もう少し詳しくお伺いできればと考えております。
たとえば、担当範囲や意思決定の関わり方、成果につながった工夫などをお聞きできると、より具体的に評価しやすくなります。

つきましては、次回面接の日程調整をお願いできればと思います。
以下の日程候補をご確認のうえ、ご都合のよい日時をご返信ください。

【候補日時】
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇
TEL：00-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
――――――――――

ポイント

• 先に、通過を明確に伝える
• 改善点ではなく「次回で詳しく聞きたい点」として伝える
• 「何を話せばよいか」が応募者に伝わる書き方にする

上記の3点を意識してフィードバックを行うと、応募者も次回面接への対策がしやすくなるはずです。

【保留・検討中】の面接フィードバック例文

保留・検討中の連絡では、「今どういう状況か」と「いつ頃までに連絡するか」を明確に伝えることが大切です。

結果がまだ出ていない段階でも丁寧に状況を共有することで、応募者の不安や離脱を防ぎやすくなります。

結果を待ってもらうメール例文

社内での比較検討や関係者との調整に時間がかかる場合は、選考が継続していること、次回連絡の目安をセットで伝えることが重要です。

件名：【株式会社〇〇】面接結果に関するご連絡

〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。
このたびは、面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

現在、社内にて慎重に選考を進めており、最終的な判断までもうしばらくお時間をいただきたいと思っております。

つきましては、誠に恐れ入りますが、結果のご連絡まで今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
〇月〇日（〇）までを目安に、改めてご連絡いたします。

お待たせしてしまい恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇
TEL：00-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
――――――――――

ポイント

• 選考継続中であることを明確に伝える
• 「いつまでに連絡するか」を必ず入れる
• 比較検討中・社内調整中など、理由は簡潔でOK

上記の3点を意識すると誠実に対応していることが伝わるため、保留中でも会社のイメージ低下を防ぎやすいでしょう。

追加確認や追加資料を依頼するメール例文

面接だけでは判断材料が足りないときは、追加確認を前向きな依頼として伝える表現を意識しましょう。「不足している」ではなく、より正確に評価したいという文脈で伝えると、角が立ちにくくなります。

件名：【株式会社〇〇】追加確認のお願い

〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。
このたびは、面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

本日は、選考を進めるにあたり、これまでのご経験についてもう少し詳しく確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
特に、〇〇業務における担当範囲や、実績につながった取り組みについて、補足をいただけますと幸いです。
差し支えなければ、以下の内容についてご返信、または資料をご共有いただけますでしょうか？

【確認したい内容】
・〇〇業務での具体的な担当範囲
・実績として挙げられていた〇〇の詳細
・成果物やポートフォリオ等（ご提出可能な場合のみ）

ご提出の目安として、〇月〇日（〇）までにご対応いただけますと幸いです。

ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇
TEL：00-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
――――――――――

ポイント

• 「不足」ではなく「詳しく確認したい」と伝える
• 何を知りたいかを箇条書きで明確にする
• 期限がある場合は、やわらかく記載する

上記の3点を意識した文章であれば、より深い見極めが可能になるうえ、応募者には「前向きに検討してもらえる」と受け取ってもらえるはずです。

結果連絡が遅れるときのフォローメール例文

予定していた日までに結果を伝えることが難しいときは、そのまま放置せず、遅れる旨だけでも先に伝えることが大切です。

件名：【株式会社〇〇】選考状況のご連絡

〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。
このたびは、面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

本日は、選考状況についてご連絡いたしました。

当初〇月〇日（〇）までに結果をご案内する予定でしたが、社内での確認・調整に時間を要しており、もう少しお時間をいただいております。
お待たせしてしまい誠に恐縮ですが、〇月〇日（〇）までを目安に、改めて結果をご連絡いたします。

ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇
TEL：00-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
――――――――――

ポイント

• 遅れている事実を率直に伝える
• 新しい連絡予定日を明記する
• 謝罪は短く、過度に重くしすぎない

結果連絡が遅れる場合は、応募者の立場を考えてフィードバックすることを意識しましょう。

【不採用】の面接フィードバック例文

不採用時の面接フィードバックは、結果を明確に伝えつつ、理由は必要に応じて最小限にとどめることが一般的です。

ここでは、理由を記載しない基本形ややわらかく伝える例、職務要件に沿った最小限の理由を添える例や問い合わせへの返信例を紹介します。

理由を記載しない不採用通知のメール例文

不採用通知は、理由を書かずに結果のみを簡潔に伝える形がもっとも使いやすい基本形です。特に応募数が多い場合やトラブルを避けたい場合は、この形をベースに運用するとよいでしょう。

件名：【株式会社〇〇】選考結果のご連絡

〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。
このたびは、面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めた結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿えない結果となりました。
ご多用の中、貴重なお時間をいただきましたこと、改めて御礼申し上げます。

なお、ご提出いただいた応募書類につきましては、当社にて適切に管理のうえ、責任をもって取り扱わせていただきます。

末筆ながら、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

――――――――――
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇
TEL：00-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
――――――――――

ポイント

• 結果は曖昧にせず、明確に伝える
• 理由は無理に書かなくてよい
• 応募書類の扱いを添えると丁寧

テンプレートをそのまま使う場合は、宛名の差し替え忘れに注意してください。

不採用を角が立たないように伝えるメール例文

不採用でも、応募者の良かった点に軽く触れてから結果を伝えると、企業の印象がやわらかくなります。ただし、長く褒めすぎると期待をもたせやすいため、1〜2文にとどめるのが実務的です。

件名：【株式会社〇〇】選考結果のご連絡

〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。
このたびは、面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

面接では、これまでのご経験や業務に対する真摯なお考えをお聞きすることができ、当社としても大変参考になりました。

そのうえで慎重に検討を重ねた結果、誠に恐縮ではございますが、今回はご希望に沿えない結果となりました。

ご応募いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、今後のご活躍をお祈り申し上げます。

――――――――――
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇
TEL：00-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
――――――――――

ポイント

• 良かった点を軽く触れる
• 結果は端的に伝える

結果が不採用でも、評価ポイントを伝えることで文章全体がやわらかい印象になります。

職務要件に紐づく最小限の理由を伝えるメール例文

不採用の理由を添える場合は、募集ポジションの要件に沿った最小限の表現にまとめることが基本です。

件名：【株式会社〇〇】選考結果のご連絡

〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。
このたびは、面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めた結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿えない結果となりました。
今回のポジションでは、〇〇領域における実務経験や、〇〇業務の担当範囲を重視して選考を行っておりました。
面接でお伺いした内容を踏まえ、総合的に検討した結果、今回は見送る判断となりました。

ご応募いただきましたこと、改めて御礼申し上げます。
末筆ながら、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

――――――――――
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇
TEL：00-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
――――――――――

ポイント

• 「今回のポジションでは〜を重視」と書くと伝えやすい
• 理由は1〜2文で十分
• 印象や性格ではなく、職務要件ベースでまとめる

不採用の理由を伝えるフィードバックは、応募者が不採用になった理由を把握できるため、納得感をもってもらいやすいメリットもあります。

不採用理由の問い合わせに対する返信メールの例文

不採用後に、応募者から理由の問い合わせがあった場合は、詳細を開示しすぎず、職務要件に沿った範囲で簡潔に返すのが基本です。

件名：Re: 選考結果について

〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。
ご連絡いただきありがとうございます。

このたびは、当社の選考にご参加いただき、改めて御礼申し上げます。

選考結果に関するご質問につきまして、今回のポジションでは、〇〇のご経験や〇〇業務における担当範囲を重視して選考を行っておりました。
面接でお伺いした内容を含め、総合的に検討した結果、今回は見送る判断となりました。

個別の評価内容については詳細なご案内を差し控えておりますが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

――――――――――
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇
TEL：00-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
――――――――――

ポイント

• 返信はしても、詳細な評価開示までは広げすぎない
• 「個別の評価内容は差し控える」で線を引ける
• 職務要件ベースの一言があると納得感が出やすい

応募者の印象ではなく、職務要件を重視した結果であることを明確に伝えることがポイントです。

そのまま使える面接フィードバックの例文・表現集

面接フィードバックは、毎回ゼロから文章を考えるよりも、使いやすい表現をストックしておくと運用しやすくなります。

ここでは、採用・保留・不採用の各場面で使いやすい例文を、差し込みやすい形でまとめて紹介します。

面接のお礼を伝える一文

面接フィードバックの冒頭では、まず時間を取ってくれたことへの感謝を伝えるのが基本です。お礼は長く書きすぎず、1文で簡潔にまとめると読みやすくなります。

面接のお礼を伝える例文

・このたびは、面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。
・ご多用の中、面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
・このたびは、当社の選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
・お忙しい中、面接にご参加いただきましたこと、心より御礼申し上げます。

使い分けのポイント

• 一般的：このたびは、面接にご参加いただき、誠にありがとうございました
• やや丁寧：「ご多用の中」「お忙しい中」を入れる
• 一次から最終まで共通運用しやすい：「当社の選考にご参加いただき」を使う

冒頭の感謝を丁寧にそろえるだけでも、フィードバック全体の印象が安定します。

良かった点を伝える一文

採用・保留・不採用のいずれでも、必要に応じて良かった点を一言添えると、文面がやわらかくなります。ただし、長く褒めすぎると期待をもたせやすいため、1〜2文で簡潔にまとめましょう。

良かった点を伝える例文

・これまでのご経験について、具体的かつ丁寧にお話しいただき、ありがとうございました。
・面接では、〇〇分野でのご経験やお考えを具体的に伺うことができました。
・これまでのご実績や、業務に対する真摯な姿勢が印象的でした。
・現場課題に対する向き合い方や、実務での工夫がよく伝わる内容でした。
・ご自身の役割や取り組みについて、わかりやすくご説明いただきありがとうございました。

職種別に使いやすい言い換え

• 営業職向け：顧客課題の捉え方や提案の進め方が具体的で、実務イメージをもちやすい内容でした。
• 事務職向け：正確性や業務改善に対する意識が伝わるご説明でした。
• 管理職・シニア人材向け：チーム運営や意思決定のご経験について、具体的にお伺いできました。

良かった点を一言添えることで、採用・不採用を問わず、応募者に誠実な印象を伝えやすくなります。

改善点をやわらかく伝える一文

改善点を伝えるときは、人格や印象ではなく、行動・説明内容・確認できた事実に沿って表現するのが基本です。

改善点をやわらかく伝える例文

・ご自身の担当範囲や役割について、もう少し具体的にお聞きできると、より評価しやすくなります。
・実績に至るまでのプロセスや工夫の部分までお伺いできると、再現性を判断しやすくなります。
・課題に対する対応内容について、意思決定の経緯まで確認できると、より具体的な評価につながります。
・取り組みの結果だけでなく、その際の役割や判断についてもお聞きできると、より伝わりやすくなります。
・今後の面接では、具体的な事例を交えてお話しいただくと、経験の強みがより伝わりやすくなると思います。

置き換え例

• コミュニケーション力に課題がある→ご経験の説明が簡潔だったため、担当範囲や工夫した点まで確認できると、より評価しやすくなります。
• 主体性が弱く見えた→ご自身の判断で進めた場面や、工夫した点を具体的にお聞きできると、強みがより伝わりやすくなります。
• リーダーシップが不足している→周囲を巻き込んで進めた経験や、意思決定の場面をもう少し具体的に確認できると、評価しやすくなります。

改善点は抽象的な評価ではなく、行動や説明内容に沿って伝えると、受け手にも伝わりやすくなります。

次回面接や追加選考につなげる一文

採用・通過・保留の場面では、応募者が不安にならないよう、次回の選考内容・日程調整・連絡予定日を簡潔に添えると親切です。

次回面接や追加選考につなげる例文

・次回は、〇〇部門責任者との二次面接を予定しております。
・次回選考については、日程調整のご案内を別途お送りいたします。
・詳細につきましては、〇月〇日（〇）までに改めてご連絡いたします。
・次回面接では、より具体的な業務内容や働き方についてご説明できればと考えております。
・続く選考では、これまでのご経験をより詳しくお伺いする予定です。

使いやすい組み合わせ例

• 通過通知向け：次回は、〇〇部門責任者との二次面接を予定しております。詳細は別途ご案内いたします。
• 保留通知向け：社内にて検討を進めており、〇月〇日（〇）までを目安に改めてご連絡いたします。
• 追加確認向け：選考を進めるにあたり、〇〇について補足をいただけますと幸いです。

次のアクションを明確に記載しておくと、応募者の不安を減らし、選考辞退の防止にもつながります。

不採用時に使いやすい締めの一文

不採用通知の締めの一文は、やわらかく終えつつも、必要以上に含みをもたせない一文にすることがポイントです。

そのまま使いやすい例文

・末筆ながら、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
・ご応募いただきましたこと、改めて御礼申し上げます。
・このたびは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
・今後のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
・何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

角が立ちにくい締めの組み合わせ例

• ご応募いただきましたこと、改めて御礼申し上げます。末筆ながら、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
• このたびは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。今後のご活躍をお祈り申し上げます。

不採用時こそ、最後の一文まで丁寧に整えておくことで、企業としての印象を損ねにくくなります。

応募書類の取り扱いを伝える一文

応募書類の返却・保管・破棄については、応募者が気にしやすいポイントでもあるため、個人情報の取り扱いに関する一文を入れておきましょう。

応募書類の取り扱いを伝える例文

・ご提出いただいた書類は、当社の採用業務に必要な範囲で適切に管理いたします。
・応募書類につきましては、当社規定に基づき、適切に保管・処理いたします。
・ご提出いただいた個人情報は、採用選考の目的に限って使用し、適切に取り扱います。

応募書類を「返却する」のか、「返却せず保管後に破棄する」のかは、会社の運用に合わせて統一しておくと差し替えミスを防ぎやすくなります。

面接フィードバックで避けた方がいいNG表現

面接フィードバックは、応募者への配慮だけでなく、リスク管理という意味でも表現に注意が必要です。

特に、不採用時や改善点を伝える場面では、意図せず不適切な表現になりやすいため、避けた方がいい表現は必ず把握しておきましょう。

年齢・性別・家族・思想信条に触れる表現

面接フィードバックでは、年齢・性別・家族構成・家庭事情・宗教・思想信条など、職務と直接関係しない属性に触れる表現は避けるのが基本です。

たとえ悪意がなくても「評価に影響したのでは」と受け取られやすく、トラブルや不信感につながるおそれがあるため、以下のような表現は使わないよう注意しましょう。

年齢・性別・家族・思想・信条に触れる表現の例文

・年齢的に長期就業が難しいと感じました。
・若いチームとの相性に不安がありました。
・小さなお子さまがいるため、業務負荷との両立が難しいと判断しました。
・ご家庭の事情を考慮し、今回は見送らせていただきました。
・当社の社風とは価値観が合わない印象でした。
・宗教や考え方の違いから、配属先との相性に懸念がありました。

上記のような内容を伝えたい場合は、属性ではなく、職務要件・勤務条件・業務遂行条件に言い換えることが大切です。

言い換えの例文

• 今回のポジションでは、〇曜日を含むシフト勤務への対応を重視して選考を行っておりました。
• 今回の業務では、繁忙期に一定の残業対応が必要となるため、その点も含めて総合的に判断いたしました。
• 今回のポジションでは、〇〇業務における継続的な対応体制を重視しておりました。

職務と関係のない属性ではなく、業務要件に沿って伝えるだけで、フィードバックの安全性は大きく変わります。

他候補者との比較が伝わる表現

面接フィードバックでは、他候補者と比較したことが伝わる表現も避けた方が無難です。「今回はより経験のある方を採用しました」という文章は、一見わかりやすいですが、応募者の不満や反論を招きやすくなるため注意しましょう。

他候補者との比較が伝わる表現の例文

・今回は、より経験豊富な候補者を優先することになりました。
・他の応募者の方が当社の求める人物像に近いと判断しました。
・今回は、他候補者との比較の結果、見送りとなりました。
・スキル面で他の候補者の方が上回っていました。

上記のような内容を伝えたい場合は、比較ではなく「今回のポジションで重視した要件」と「総合判断」に置き換えると、伝え方が安定します。

言い換えの例文

• 今回のポジションでは、〇〇領域での実務経験を重視して選考を行っておりました。
• 面接でお伺いした内容をもとに、募集ポジションとの適合度を総合的に検討した結果、今回は見送る判断となりました。
• 今回の業務内容との適合性を踏まえ、慎重に選考を進めた結果、今回はご希望に沿えない結果となりました。

他候補者との比較ではなく、「今回の募集要件に照らした判断」として伝えることがポイントです。

人格否定や曖昧すぎる表現

面接フィードバックでは、人格を評価するような言い方や、何が課題かわからない曖昧な表現も避けた方が無難です。

改善点を伝える場合は、「人としてどうか」ではなく、「面接で確認できた事実・説明内容・職務要件との接点」 に沿って表現することが大切です。

人格否定や曖昧すぎる表現の例文

・コミュニケーション力に課題があると感じました。
・主体性が弱い印象でした。
・リーダーシップが不足しているように見えました。
・当社に合わないと感じました。
・総合的に判断して難しいと感じました。

上記のような内容を伝えたい場合は、何が確認しづらかったかに置き換えると伝わりやすくなります。

言い換えの例文

• ご経験の説明が簡潔だったため、担当範囲や工夫した点まで確認できると、より評価しやすくなります。
• ご自身の判断で進めた場面や、意思決定の経緯を具体的にお聞きできると、強みがより伝わりやすくなります。
• 実績に至るまでのプロセスや役割分担を詳しく確認できると、再現性を判断しやすくなります
• 今回のポジションでは、〇〇業務における具体的な担当範囲を重視しておりました。

曖昧な表現は応募者が納得しにくいだけでなく、担当者ごとに文面のばらつきも出やすくなるため、注意が必要です。

面接フィードバックの基本的な運用ルール

面接フィードバックは、「いつ・誰が・どの手段で送るか」を決めておくことも大切です。

運用ルールが曖昧なままだと、連絡遅れや対応のばらつきが起きやすくなるため、ルールを徹底することを意識しましょう。

フィードバックは面接後できるだけ早く行う

面接フィードバックは、面接後できるだけ早く行うのが基本です。

連絡が遅れるほど応募者は不安になりやすく、他社選考を優先して辞退につながる可能性も高まってしまうため、以下のような目安を決めて期限内に連絡することを徹底しましょう。

フィードバックのタイミングの目安

• 一次面接後：当日〜翌営業日を目安に連絡
• 二次・最終面接後：遅くとも2〜3営業日以内を目安に連絡
• すぐに結果が出ない場合：まずは「検討中」の連絡だけでも先に入れる

また、面接終了時点で、あらかじめ「〇日以内を目安にご連絡します」と伝えておくと、応募者の不安を減らしやすくなります。

応募者への連絡担当を社内で明確にしておく

面接フィードバックは、誰が応募者に連絡するのかを社内で明確にしておくことも重要です。実務では「面接する人」と「連絡する人」を分けて運用するケースが多いです。

よくある運用例

• 一次面接：人事・採用担当が連絡
• 二次面接：人事が現場評価を取りまとめて連絡
• 最終面接：人事または採用責任者が連絡
• 内定・条件調整：人事または決裁権のある責任者が連絡

特に、複数回面接がある企業では、以下のように役割を分けておくと、文面の統一とスピード対応の両立がしやすくなります。

役割の例

• 面接官は評価を記録する
• 人事は応募者へフィードバックを行う

連絡担当を明確にしておくことで、面接フィードバックの抜け漏れや対応品質の安定につながる効果が期待できます。

連絡方法はメールが基本

面接フィードバックの連絡方法は、メールが基本です。

メール連絡のメリット

• 応募者が内容を確認しやすい
• 企業側も送信記録を残せる
• テンプレート化しやすい
• 担当者ごとの文面の差が少なくなる

特に不採用時は、口頭よりもメールの方が丁寧さを保ちつつ、必要事項を漏れなく伝えられるメリットがあります。

内定連絡や緊急時は電話も併用する

基本はメールで問題ありませんが、状況によっては電話を併用したほうがよい場合もあります。

特に、内定連絡や緊急の日程調整など、早く確実に意思確認したい場面では電話が有効です。

電話を併用した方がいいケース

• 最終面接後の採用・内定連絡
• 応募者の返信がなく、日程調整を急ぎたい場合
• 当日〜翌日の面接日程変更が必要な場合
• メール送信後に補足説明が必要な場合

ただし、電話連絡をする際には、電話だけで完結させるのではなく、必ずメールでも内容を残すようにしましょう。

電話は例外対応として位置づけ、基本はメール・必要時のみ電話併用にしておくと、社内ルールとしても整理しやすくなります。

面接フィードバックを整えて採用の質とスピードの両立を

面接フィードバックは、応募者への印象を左右するだけでなく、採用活動全体のスピードや応募者の選考辞退の防止につながる重要な実務です。

テンプレートや運用ルールを整えておけば、連絡のばらつきや対応漏れを防ぎやすくなり、採用・保留・不採用のどの場面でも、丁寧で安定した対応がしやすくなります。

ただし、どれだけ面接やフィードバックの運用を整えても、そもそも面接に進める応募者が集まらなければ、採用は前に進みません。

特に中途採用やシニア採用では、面接の質を上げると同時に、条件に合う人材に会える母集団づくりまでセットで考えることが大切です。

この機会に「シニア求人情報を無料で掲載できるサービス」を利用して母集団を広げ、低コストでできる採用活動を始めてみてはいかがでしょうか？