【採用担当者向け】面接報告書テンプレート

面接報告書とは？

採用活動では、面接での評価内容を正確に記録し、関係者へ共有できる状態を作ることが重要です。

しかし、担当者の記憶だけに頼ると、選考が進むにつれて情報が曖昧になったり、面接官ごとの評価に差が生じることがあります。そのような課題を防ぐために活用されるのが、面接報告書です。

まずは、面接報告書の役割や活用方法、面接評価シートとの違いについて確認していきましょう。

面接報告書とは面接内容や評価結果を記録するための書類

面接報告書とは、面接で確認した応募者の特徴や評価結果を記録するための書類のことです。

応募者の回答や職務経験、評価ポイントなどを文書として残すことで、採用判断の根拠が明確になります。

特に中途採用やシニア採用では、職歴やスキル、業務経験の深さなど確認すべき項目が多くなります。面接内容を正確に記録しておくことが重要なため、面接報告書が役立つ場面が多いでしょう。

採用判断や社内共有のために活用される

面接報告書は、応募者の評価内容を社内で共有し、採用判断を行うために活用されます。

採用活動では、人事担当者だけでなく現場責任者や役員など複数の関係者が選考に関わるケースも少なくありません。面接官だけが内容を把握している状態では、適切な判断ができないこともあるでしょう。

その点、面接報告書があれば、応募者の強みや懸念点を関係者間で共有しやすくなります。採用会議や最終面接の場でも、客観的な情報をもとに判断を進められるでしょう。

さらに、次回の面接の担当者へ申し送り事項を残せることもポイントです。申し送りをすることで不足している情報を深掘りできるため、選考全体の質の向上にもつながります。

面接評価シートとの違い

面接で使用する書類には、面接報告書以外にも面接評価シートがあります。

■面接報告書と面接評価シートの違い

それぞれ目的が異なるため、役割を理解したうえで使い分けましょう。

面接報告書は面接結果を共有するための書類

面接報告書は、面接で確認した内容や、評価結果を社内で共有することを目的とした書類です。

応募者の回答や評価理由、次回の面接への申し送り事項などを記録するため、採用担当者や現場責任者、役員が同じ情報を確認できます。

選考の過程を記録として残せるため、採用判断の透明性を高めやすい点も特徴です。

面接評価シートは評価基準に沿って採点するための書類

面接評価シートは、応募者を一定の基準で評価するための書類です。

第一印象、志望度、スキル、業務適性、分析力、人間性、柔軟性、協働姿勢などの評価項目ごとに点数やコメントを残すことで、面接官による評価のばらつきを抑えやすくなるメリットがあります。

複数の応募者を比較する際にも活用しやすく、採用基準の統一に役立ちます。

なお、以下の記事では、面接評価シートについて詳しく解説しています。

面接官ごとの評価ブレを防ぐ！面接評価シートの作り方｜中途採用の面接評価シートテンプレート

【採用担当者向け】採用ミスを防ぐ5段階評価と職種別の設計例｜面接評価シート項目の設計方法

面接報告書を活用するメリットとは？

面接報告書には、面接内容を記録する以外にもさまざまなメリットがあります。

採用判断の根拠を残しやすくなることはもちろん、応募者の比較や評価基準の統一、社内共有の効率化や公正な採用の実現につながります。

ここでは、企業が面接報告書を活用するメリットを解説します。

採用判断の根拠を残せる

1つ目のメリットは、採用判断の根拠を文書として残せることです。

面接から採用決定まで期間が空く場合や複数の候補者を比較する場合には、面接時の記憶のみで判断することは難しくなります。

しかし、面接報告書があれば、時間が経過した後でも応募者の回答や評価理由などが明確になるため、「なぜ採用したのか」「なぜ見送ったのか」を客観的に説明しやすくなります。

公平に応募者を比較できる

2つ目のメリットは、公平に応募者を比較できることです。

例えば、以下のように応募者ごとに評価項目や記録内容が異なると、選考基準が曖昧になり、正確な比較が難しくなります。

例

• 応募者Aは経験を重視して評価する
• 応募者Bは人柄を中心に評価する

しかし、面接報告書のフォーマットを統一しておけば、志望動機や業務経験、コミュニケーション能力などを同じ観点で確認できるため、応募者ごとの強みや課題を把握しやすくなります。

採用担当者だけでなく、現場責任者や役員が選考に参加する場合も、共通の基準で比較できる点がメリットです。

面接官ごとの評価のばらつきを防ぎやすくなる

3つ目のメリットは、面接官ごとの評価のばらつきを防ぎやすくなることです。

面接官によって重視するポイントが異なると、評価結果に大きな差が生まれることがあります。

営業職の採用では、コミュニケーション能力を重視する面接官がいる一方で、実績や数値管理能力を優先して確認する面接官もいるでしょう。

そのような状態で面接を続けてしまうと、同じ応募者でも面接官によって評価が大きく変わる可能性があります。

しかし、面接報告書に評価項目や評価基準を設定しておけば確認すべき内容が明確になるため、選考の公平性向上にも役立ちます。

採用会議や役員決裁での判断に役立つ

4つ目のメリットは、採用会議や役員決裁での判断に役立つことです。

採用会議や最終面接では、面接を担当していない関係者が判断に参加することも少なくありません。

面接報告書がなく、面接官だけが内容を把握している状態では、十分な情報共有が難しくなりますが、面接報告書があれば、応募者の経験や評価ポイント、懸念点などを短時間で確認できます。

特に役員決裁では、多数の応募者を比較しながら判断するケースもあるため、要点がまとめられた面接報告書は有効な判断材料になるはずです。

選考スピードの向上にもつながるため、採用活動全体の効率化にも役立つでしょう。

入社後のミスマッチ防止につながる

5つ目のメリットは、入社後のミスマッチ防止につながることです。

面接時には高く評価していた応募者が、実際の業務で期待していた成果が発揮されないケースは多々あります。

しかし、面接報告書を確認すれば、どのような経験やスキルを評価して採用したのか、振り返りが可能になり、応募者が面接で話したキャリアの希望や得意分野も確認できるため、配属先や育成方針を検討する際にも活用できます。

面接報告書は採用活動の振り返り材料としても機能するため、採用精度の向上にもつながるはずです。

そして、面接の準備が整ってくると、次に悩むのが「そもそも面接に呼べるシニア応募者が集まらない」という問題です。面接の運用体制を整えた段階で、候補者に会える母集団づくりまでセットにしておくと、採用は一気に進みやすくなります。

そこで、まずは「シニア求人情報を無料で掲載できるサービス」を活用し、条件に合う応募が集まる状態を作っておくのがおすすめです。面接では「人柄」「意欲」「再現性」の見極めに集中できます。

そのまま使える！面接報告書のテンプレート

面接報告書は、自社の採用基準や選考フローに合わせて作成することが大切です。

ここでは、実際の採用現場で活用しやすい面接報告書テンプレートを紹介します。

【簡易版】面接報告書テンプレート

一次面接では多くの応募者を比較しながら選考を進めるケースが多いため、長文の記録よりも、評価ポイントや申し送り事項を簡潔に記録できるフォーマットが適しています。

主な項目は以下の通りです。

【簡易版】面接報告書テンプレートの項目

• 候補者名
• 応募職種
• 面接日時
• 面接官
• 評価項目
• 面接内容メモ
• 総合評価
• 次回確認事項
• 合否推奨

以下に、ダウンロードして使える簡易版テンプレートを用意しました。ぜひご活用ください。

【簡易版】面接報告書テンプレート

面接内容メモには応募者が話した内容や実績、印象に残ったエピソードなどの事実を記録し、総合評価には採用基準に照らした評価結果を記載するとよいでしょう。

簡易版テンプレートでは、面接内容を細かく記録することよりも、次の選考へ必要な情報を残すことを意識すると運用しやすくなります。

なお、評価項目については後ほど詳しく解説しますが、自社で使用している面接評価シートと同じ項目を設定しておくと、選考基準を統一しやすくなります。

【詳細版】面接報告書テンプレート

中途採用、シニア採用、管理職採用では、応募者の経験や専門性、実績などを詳しく確認する必要があります。

そのため、面接内容だけでなく、評価理由や懸念点まで記録できる詳細版テンプレートが適しています。

主な項目は以下の通りです。

【詳細版】面接報告書テンプレートの項目

• 候補者名
• 応募職種
• 面接日時
• 面接官
• MUST要件
• WANT要件
• 質問内容
• 回答要約
• 評価項目
• 評価根拠
• 懸念点
• 総合所見
• 合否推奨
• 次回申し送り事項

以下に、ダウンロードして使える詳細版テンプレートを用意しました。ぜひご活用ください。

【詳細版】面接報告書テンプレート

詳細版テンプレートの特徴は、事実と評価を分けて記録できることです。

例えば、「営業経験がある」という事実だけを記録するのではなく、「過去の実績を具体的な数値で説明できており、成果を再現できる可能性が高いと評価した」という評価根拠まで残すことで、採用会議や次回面接の際にも判断の背景を共有しやすくなります。

面接官による解釈の違いも防ぎやすくなるでしょう。

また、MUST要件とWANT要件を分けて記載することで、募集職種に必要な条件を満たしているか確認しやすくなります。

さらに、次回申し送り事項を記録しておけば、次の面接担当者が深掘りすべきポイントを把握しやすくなり、選考全体の質向上にもつながります。

面接報告書の評価項目にはどのような項目が必要？

面接報告書の質は、どのような評価項目を設定するかによって大きく変わります。

評価項目が曖昧なままでは、面接官ごとに確認内容や評価基準が変わりやすくなり、応募者を公平に比較することが難しくなります。

そのため、面接報告書には募集職種や採用目的に応じた評価項目を設定し、事前に面接官同士で共有しておくことが重要です。

中途採用の面接でおさえておくべき主な評価カテゴリは、以下の通りです。

主な評価カテゴリ

• 志望動機や入社意欲
• 経験やスキル
• 人柄・コミュニケーション力
• 実務適性・成果の再現性
• 組織の価値観との適合度
• 協働姿勢
• 経験の活用力
• 役割意識

それぞれの詳細を確認してみましょう。

志望動機や入社意欲

志望動機や入社意欲は、自社への理解度や入社後に長く活躍できる可能性がどの程度あるのかを確認するための重要な項目です。

単に「働きたいと思った理由」を聞くだけではなく、自社を志望した背景や転職理由との一貫性、入社後に実現したいことなどを確認しましょう。

例えば、「企業理念に共感した」という回答だけでは判断が難しいため、「どの部分に共感したのか」「過去の経験とどのようにつながっているのか」まで確認すると評価しやすくなります。

また、仕事内容や勤務条件だけではなく、自社で働くことそのものに関心を持っているかも重要な判断材料になるでしょう。

経験やスキル

経験やスキルは、募集職種で求められる業務を遂行できるかを確認するための基本的な評価項目です。

職歴や資格の有無だけを見るのではなく、実際にどのような業務を担当し、どのような成果を上げてきたのかを確認することが重要です。

特に中途採用やシニア採用では、担当業務の範囲や専門知識、保有資格や実績などを具体的に確認することで、募集職種との適合度を判断しやすくなります。

また、経験年数だけではなく、「どのような役割を担っていたのか」「どのレベルの業務を担当していたのか」まで確認しておくことも大切です。

例えば営業職であれば担当顧客や売上規模、事務職であれば担当業務の範囲や使用システム、管理職であればマネジメント人数などを確認すると、経験の深さを把握しやすくなるでしょう。

人柄・コミュニケーション力

人柄・コミュニケーション力は、多くの企業で重要な評価項目として設定されています。

面接のやり取りの中で「論理性・傾聴力・説明力・対話の安定感」などは比較的確認しやすい要素のため、しっかり見極めることが重要です。

重要ポイント

• 質問の意図を正しく理解して回答できるか
• 結論から話し、必要な背景を補足できるか
• 相手に合わせて説明の粒度を変えられるか
• 話すだけでなく、相手の話を受けてやり取りできるか

重要なのは、仕事上のコミュニケーションとして機能するかという視点で見ることです。

実務適性・成果の再現性

実務適性・成果の再現性も、中途採用では重要視される項目の1つです。

専門性・問題解決力・実行力・成果を再現できるか見極めるためには、以下のポイントを意識することが重要です。

重要ポイント

• どのような役割を担っていたか
• どのような課題にどう対応したか
• 何を工夫し、どのような結果につなげたか
• その経験を別の環境でも再現できそうか

近年の採用では、単純な実績評価だけでなく、成果につながった行動や考え方に注目する企業も増えています。

組織の価値観との適合度

入社後のミスマッチを防ぐために、仕事で大切にしている価値観や組織への向き合い方なども確認しておくことが重要です。

組織の価値観との適合度は、単に「自社に合いそう」「雰囲気が合いそう」という感覚的なものではありません。重要なのは、応募者の価値観や判断基準が、組織で求められる行動と大きくずれていないかを確認することです。

重要ポイント

• 成果の出し方に対する考え方
• チームで働く際の優先順位
• ルールやコンプライアンスへの向き合い方
• 会社の理念や事業への理解姿勢

ただし、価値観の適合度は主観的な判断になりやすいため、「自社に似ているか」ではなく、「組織で求められる行動が取れるか」という観点で評価することを意識しましょう。

協働姿勢

近年は個人の成果だけでなく、チーム全体で成果を上げることを重視する企業が増えているため、協働姿勢を確認することも大切です。

特に中途採用やシニア採用では、年下上司・多世代チーム・既存メンバーとの関係構築が、採用後の定着や活躍に大きく影響するため、以下のポイントをしっかり確認しましょう。

重要ポイント

• 年齢や立場の違う相手とも適切に関われるか
• 自分のやり方に固執しすぎないか
• 現場のルールや既存の進め方を理解しようとする姿勢があるか
• 必要な場面で周囲と連携・調整できるか

過去にどのような立場でチームに関わったのか、意見の違いが生じた際にどのように対応したのかを確認することで、組織内での協調性を把握しやすくなります。

経験の活用力

中途採用では、「今までの経験を別の職場や別の役割でも活かせるか」を見極めることも重要です。

経験があること自体は強みですが、採用で重要なのは、その経験を自社の環境でも再現できるかどうかです。

この項目では、以下の観点を確認しましょう。

重要ポイント

• 過去の経験をそのまま語るだけで終わっていないか
• 自社の業務や環境に置き換えて考えられているか
• 経験を応用・転用する視点があるか
• 「前職ではこうだった」で思考停止していないか
• 成果につながった要因を自分なりに分析できているか

例えば、「売上を伸ばした」という実績だけでなく、以下の内容まで説明できる応募者は、再現性のある人材である可能性が高いでしょう。

・なぜ成果が出たのか
・どのような工夫をしたのか
・環境が変わっても同じ考え方を活かせるのか

経験年数や実績の大きさだけでなく、その経験を新しい環境でも応用できるかという視点で評価することが大切です。

役割意識

役割意識とは、自身に求められている役割や責任を理解し、主体的に行動できるかを確認する項目です。

過去にどのような役割を担ってきたのか、期待された成果に対してどのように取り組んだのかを確認することで、入社後の活躍イメージを持ちやすくなります。

重要ポイント

• 自分に求められる役割をどのように理解しているか
• プレイヤー／調整役／育成役などの役割に違和感がないか
• 任される責任範囲を受け止められるか

これらを確認しておくと、入社後のギャップが少なくなるでしょう。

面接報告書を運用する際の注意点

面接報告書は採用判断や情報共有に役立つ一方で、記載内容や管理方法に十分な配慮が必要です。

ここでは、面接報告書を運用する際に押さえておくべきポイントを紹介します。

適性や能力と関係のない事項は記録しない

面接報告書には、職務遂行能力と関係のない情報を記載しないよう注意が必要です。以下のような情報は避けるようにしましょう。

応募者の適性や能力と関係のない事項

• 本籍地や出生地
• 家族構成や家族の職業
• 住宅状況や生活環境
• 宗教
• 支持政党
• 思想信条
• 労働組合への加入状況

これらは厚生労働省が示している「採用選考時に配慮すべき事項」にも含まれる内容です。採用選考では、本人に責任のない事項や本来自由であるべき事項を評価対象にしないことが求められています。

応募者を評価する際は、本人の経験や能力、仕事への姿勢など、職務に関連する項目を基準にするよう意識しましょう。

※：厚生労働省｜採用選考時に配慮すべき事項

応募者情報は適切に管理する

応募者情報は、個人情報保護法や職業安定法の考え方に沿って、適切に管理することが重要です。

職業安定法では、求職者情報を募集や採用選考の目的達成に必要な範囲で収集・利用することが定められています。

つまり、面接報告書に記録した情報を別の目的で利用したり、採用業務と関係のない担当者へ共有したりすることは、原則禁止されています。

応募者情報を扱う担当者は、管理ルールを周知し、情報漏えいを防ぐ体制を整えておくことが重要です。

閲覧権限や保存ルールを決めておく

面接報告書は作成するだけでなく、「誰が閲覧できるのか」「どこに保存するのか」まで決めておくことが大切です。

例えば、人事担当者だけが閲覧できるのか、現場責任者や役員も閲覧できるのかによって管理方法は変わります。

アクセス権限が曖昧な状態では不要な情報共有や情報漏えいのリスクが高まるため、事前にルールを決めておきましょう。

採用管理システム（ATS）や社内共有フォルダなどに保存する場合も、閲覧権限を限定し、管理責任者を明確にしておくことが重要です。

さらに、採用活動が終了して利用目的がなくなった情報については、社内ルールに沿って適切に削除・廃棄できる体制を整えておくことも必要です。

面接報告書は採用活動の重要な記録である一方、応募者の個人情報を含む文書でもあります。作成から保管、廃棄までを含めて運用ルールを決めておくことで、適切な採用活動を行えるようになります。

面接報告書を効果的に運用するための基本的な流れ

面接報告書を採用活動に活かすためには、面接前の準備から作成後の管理まで、一連の流れを決めておくことが重要です。

ここでは、面接報告書を効果的に運用するための基本的な流れを紹介します。

ステップ①質問項目と評価基準を共有する

まずは、質問項目と評価基準を、採用に関わる人同士で共有しましょう。

面接報告書の品質を高めるためには、面接前の準備が欠かせません。

面接官ごとに質問内容や評価基準が異なると、応募者の比較が難しくなり、採用判断にもばらつきが生じやすくなるため、事前に評価項目を統一し、どのような観点で評価するのかを共有しておくことが大切です。

また、募集職種ごとにMUST要件とWANT要件を確認しておくことで、面接で確認すべきポイントも明確になります。

例：営業職の場合

• MUST要件：法人営業経験
• WANT要件：マネジメント経験

面接マニュアルや面接評価シートと連動させて運用すると、選考全体の一貫性も高まります。

以下の記事では、面接で使える質問に関して詳しく解説しています。

面接の流れや中途・シニア採用で使える質問例を場面別に解説｜そのまま使える！面接官の質問一覧130選

採用面接で使えるユニークな質問の作り方と注意点を解説！面接官がそのまま使える面白い質問30選

型別テンプレート・評価基準を把握して評価のばらつきを防ぐ面接設計に！構造化面接の質問例と作り方の完全版

シニア人材の採用ミスを防ぐ事前準備と判断基準も解説｜中途・シニア採用で採ってはいけない人を見極める質問

ステップ②面接中は事実を中心に記録する

面接中の記録では、面接官の印象よりも事実を記録することが重要です。

例えば、「コミュニケーション能力が高い」と記載するだけでは、評価の根拠が分かりませんが、「質問に対して結論から回答していた」「異なる部署との調整経験を具体的に説明していた」など、応募者の行動や発言内容を記録することで、評価の根拠が明確になります。

また、後から見返した際に、判断の背景を確認しやすいメリットもあります。

客観的な情報を残しておくことで、採用会議や次回面接での共有にも活用しやすくなるでしょう。

ステップ③面接後はできるだけ早く報告書を作成する

面接が終了したら、できるだけ早く面接報告書を作成します。

人の記憶は曖昧なもので、時間が経過すると、応募者の回答や面接時のやり取りが正確に思い出せなくなってしまいます。

しかし面接直後であれば、応募者の回答はもちろん、評価に至った理由も具体的に記録できるため、面接直後に記録することを原則にしましょう。

ステップ④次の面接担当者へ申し送り事項を共有する

複数回面接を実施する場合は、次の面接担当者への申し送り事項も記録しましょう。

前回の面接内容が共有されていないと、同じ質問を繰り返してしまったり、本来確認すべき内容を見落としてしまったりする可能性があります。

しかし、申し送り事項を残しておくことで、応募者への理解を深めやすくなります。

申し送り事項の例

• マネジメント経験は確認済みのため、次回は組織課題への対応経験の深掘りが必要
• 転職理由について追加確認が必要

選考段階ごとの役割を明確にしながら情報共有を行うことで、面接の質の向上にもつながるはずです。

ステップ⑤採用会議で評価内容を共有する

採用会議では、面接報告書に基づき応募者の評価内容、評価根拠、懸念点を共有し、関係者が同じ情報をもとに判断できる状態を整えましょう。

そのうえで、面接官によって評価結果に差が生じた場合は、評価の理由を確認しましょう。面接報告書に事実に基づいた評価が記録されていれば、なぜ評価が分かれたのかを把握できるはずです。

面接報告書の内容を基に振り返りを継続することで、採用基準の統一や面接品質の向上にもつながります。

ステップ⑥保存ルールに沿って管理・廃棄する

面接報告書は応募者の個人情報を多く含むため、適切な管理をしなければなりません。

保存場所や閲覧権限を決めていないと情報漏えいのリスクが高まるため、人事担当者や採用責任者など必要な関係者だけが閲覧できるように設定しておくことが重要です。

また、保存期間や廃棄ルールも事前に決めておきましょう。

利用目的がなくなった情報については、社内ルールに沿って適切に削除・廃棄できる体制を整えておくことで、安全な運用につながります。

面接報告書に関するよくある質問

最後に、面接報告書に関するよくある質問を紹介します。実務で迷いやすいポイントのため、ぜひ参考にしてください。

面接報告書はいつまで保存するべき？

多くの企業では、採用関連文書の保存ルールに合わせて管理しています。

一律で定められた法定期間はありませんが、面接報告書には応募者の個人情報が含まれているため、個人情報保護法や職業安定法の考え方を踏まえながら管理することが重要です。

また、利用目的がなくなった個人情報については、適切に削除・廃棄することを徹底しましょう。

面接官全員が面接報告書を作成した方がいい？

面接官全員が必ず面接報告書を作成しなければならない訳ではありません。

ただし、複数の面接官が参加する面接では、それぞれの評価や気づきを残せる仕組みを用意しておくことが重要です。

例えば、各面接官が面接評価シートを記入し、その内容をもとに代表者が面接報告書を作成する方法もあります。

一方で、管理職採用や役員面接のように重要度の高い選考では、面接官ごとに評価を記録しておく方が判断材料を増やしやすくなります。

面接報告書を誰が作成するかは、自社の採用フローや面接体制に合わせて決めるとよいでしょう。

面接報告書と面接評価シートは併用した方がよい？

面接報告書と面接評価シートは目的が異なるため、併用する企業も多いです。

ポイント

• 面接評価シート→複数の評価項目を一定の基準で評価し、記録するための書類
• 面接報告書→面接で確認した内容、評価理由、申し送り事項などを共有するための書類

例えば、面接評価シートで点数や評価ランクを記録し、面接報告書で評価の根拠や次回確認事項を共有する運用もおすすめです。

採用基準の統一と情報共有の両方を重視する場合は、面接評価シートと面接報告書を組み合わせて活用すると、より客観的な採用判断につながるでしょう。

面接報告書は評価基準と運用ルールをセットで整備することが重要

面接報告書は、応募者の経験、スキル、志望動機、再現性、適応力などを客観的に評価し、その根拠を関係者間で共有するための重要なツールです。

評価項目や評価基準を統一したうえで運用することで、面接官ごとの評価のばらつきを抑えやすくなり、公平な採用判断にもつながります。

さらに、公正採用や個人情報保護の観点を踏まえて運用ルールを整備すれば、効率的に採用活動を進められるメリットがあります。

その一方で、採用活動では面接報告書だけでなく、適切な母集団形成も重要です。

この機会に「シニア求人情報を無料で掲載できるサービス」を利用して母集団を広げ、面接で再現性や適応力を見極める流れを作り、低コストでできる採用活動を始めてみてはいかがでしょうか？