中小企業で人手不足が起きやすい原因とは？
中小企業の人手不足は、一時的な採用難ではなく、社会全体の人口構造や採用市場の変化、企業規模による経営資源の違いなど、複数の要因が重なって起こっている問題です。
特に、採用予算や人事体制が限られる中小企業では、大企業と比べて人材確保が難しくなる傾向があります。
まずは、中小企業で人手不足が起こりやすい主な原因を確認しておきましょう。
なお、以下の記事では、一般的な人手不足を解消するための対策について解説しています。
人手不足が起こる原因と今すぐ取り組むべき解決策を徹底解説｜【企業向け】人手不足対策の完全ガイド！
生産年齢人口の減少により応募者そのものが減っているため
1つ目の原因は、生産年齢人口の減少により、応募者そのものが減っているためです。
生産年齢人口とは、一般的に15歳から64歳までの働く世代のことです。企業の採用対象となる人材の中心であるため、この人口が減少すると、求人に応募する人の数も減りやすくなります。
少子高齢化が進む日本では、働く世代そのものが減少しており、多くの企業が限られた求職者を取り合う状況が続いています。そのため、以前と同じ条件で求人を出しても応募数が伸びにくくなっているのです。
特に地方では若年層の人口減少が進んでいる地域も多く、地域によっては募集を続けても応募が集まりにくいケースも少なくありません。
今後も労働人口の減少が続くと予測されているため、人手不足は一時的な問題ではなく、長期的な経営課題として考えることが重要です。
大企業との採用競争で人材を確保しにくいため
2つ目の原因は、大企業との採用競争で人材を確保しにくいためです。
大企業は給与や福利厚生、研修制度や知名度などで優位に立ちやすく、求職者から選ばれやすい傾向があります。特に新卒採用や若手人材の採用では、その差が顕著に表れます。
一方、中小企業は採用条件だけで比較されると不利になりやすく、応募者が大企業へ流れるケースも少なくありません。そのため、採用活動を続けても十分な人数を確保できず、人手不足が慢性化しやすくなります。
採用にかけられる予算や人員が限られているため
3つ目の原因は、採用にかけられる予算や人員が限られているためです。
中小企業では採用活動に十分な予算や人員を確保できないケースも多いため、専任の採用担当者を配置できずに、経営者や現場責任者が通常業務と並行して採用活動を担当している企業も少なくありません。
そのため、求人票の作成や応募者対応、面接日程の調整などに十分な時間を割けないことがあります。
また、有料求人媒体への掲載や採用広告への投資を継続することが難しい企業も多く、採用手法が限られることも人手不足が起こる原因となっています。
知名度が低く応募につながりにくいため
4つ目の原因は、知名度が低く応募につながりにくいためです。
中小企業は、大企業と比べて企業名だけで応募につながるケースが少ない傾向があります。
求職者は企業名を知らないまま求人を見つけることも多いため、仕事内容や働く環境、入社後のキャリアなどが十分に伝わらないと、応募を見送られる可能性があります。
その結果、仕事内容や職場環境に魅力があっても応募につながらず、人手不足が慢性化しやすくなります。
定着率に問題があるため
5つ目の原因は、定着率に問題があるためです。
人手不足を改善するためには、採用活動だけではなく、定着率にも目を向ける必要があります。
せっかく採用した人材が短期間で離職すると、採用コストや教育にかけた時間が無駄になるだけでなく、現場の負担も増えてしまいます。
特に、人手不足の職場では既存社員の業務量が増えやすく、それがさらなる離職につながるという悪循環が起こることもあります。
採用と離職を繰り返す状態が続くと、欠員が解消されず、人手不足が慢性化しやすくなります。
中小企業の人手不足を放置するとどのような影響がある？
中小企業の人手不足は、従業員への負担増加や採用コストの増加だけでなく、売上や企業の成長にも影響を及ぼす可能性があります。また、人手不足が長期間続くと、事業の継続そのものが難しくなるケースもあります。
ここでは、人手不足を放置することで起こりやすい影響を確認しておきましょう。
従業員1人あたりの負担が増える
人手不足が続くと、欠員を補うために残業や休日出勤が増えることになるため、従業員1人あたりの業務量が増えやすくなります。
その結果、心身への負担が大きくなり、従業員の業務効率やモチベーションの低下が起こりやすくなってしまいます。
また、業務に追われることで教育や改善活動の時間を確保しにくくなり、職場全体の生産性が低下することもあるでしょう。
負担が増えた従業員の離職が続くと、さらに人手不足が深刻化するという悪循環に陥る可能性もあります。
採用コストがさらに増加する
人手不足が続く企業では、採用活動にかかる費用も増えやすくなります。
応募者を集めるために求人広告の掲載期間を延長したり、複数の求人媒体を利用したりすると、その分だけ採用コストがかかります。
さらに、採用できても短期間で離職した場合は、再び募集や面接、教育を行う必要があるため、採用や育成にかけた時間や費用が繰り返し発生することになります。
このような状態が続くと、人件費だけでなく採用関連のコストも増加し、経営への負担が大きくなってしまうのです。
売上や事業拡大の機会を失う可能性がある
人手不足は、企業の売上や成長機会にも影響を与えます。
十分な人員を確保できなければ、新しい受注や問い合わせに対応できず、仕事を断らざるを得ないケースも発生します。また、新規店舗の出店や新サービスの開始など、事業拡大を予定していても、人材不足によって計画を延期するケースも起こるかもしれません。
既存の従業員だけで業務を回そうとすると、新たな取り組みに時間を割くことが難しくなり、競争力の低下につながる可能性もあります。
人手不足は目の前の業務だけではなく、将来の売上や企業の成長にも影響を及ぼす課題なのです。
技術やノウハウの継承が難しくなる
人手不足が続くと、経験豊富な従業員が持つ技術やノウハウを次の世代へ引き継ぐことも難しくなります。
教育を担当する人員や時間を確保できない場合、新しく採用した従業員が十分なスキルを身に付けるまでに時間がかかるケースが多くなります。
また、ベテラン社員が退職した際に後任が育っていなければ、業務品質の低下や取引先への対応力の低下につながる可能性もあるでしょう。
長年つちかってきた知識や経験を継承できない状態が続けば、企業の競争力が低下する要因にもなってしまいます。
人手不足による倒産のリスクが高まる
人手不足が深刻化すると、企業経営そのものに大きな影響を及ぼす可能性があります。
十分な人員を確保できなければ、受注を断る機会が増えたり、サービスの提供体制を維持できなくなったりすることがあります。その結果、売上が減少し、利益の確保が難しくなるケースも少なくありません。
近年は、人手不足が原因で事業の継続が困難になり、倒産する企業も増えています。特に採用が難しい業種や地域では、人材不足が経営課題として深刻化しています。
中小企業が優先して取り組むべき人手不足対策とは？
中小企業の人手不足は、採用活動だけを強化すれば解決できるものではありません。
限られた採用予算や人事体制の中で成果を上げるためには、業務効率化や採用方法の見直し、定着率の向上など、優先順位を付けて対策を進めることが重要です。
ここでは、中小企業が優先して取り組むべき人手不足対策を紹介します。
業務効率化や省力化で人手不足を補う
1つ目の人手不足対策は、業務効率化や省力化で人手不足を補うことです。
例えば、勤怠管理や給与計算などのバックオフィス業務をシステム化したり、定型業務を自動化したりすることで、従業員の負担が軽減されます。また、クラウドサービスやAIを活用すれば、これまで手作業で行っていた業務を効率化できる場合もあります。
さらに、業務の進め方を確認し、不要な作業や重複している業務を見直すことも重要です。
業務効率化や省力化を進めると、限られた人員でも生産性を高められるため、人手不足の解消につながるでしょう。
採用ターゲットを広げる
2つ目の人手不足対策は、採用ターゲットを広げることです。
採用対象を若手人材や経験者だけに限定すると、応募者が集まりにくくなることがあるため、シニア人材や未経験者、子育て世代など、多様な人材へ採用対象を広げることも有効です。
特にシニア人材は、これまでの経験や専門知識を活かせるだけでなく、若手社員への技術継承や教育を担える人材として注目されています。
自社で活躍できる人材の幅を広げることで、応募者との接点が増えるでしょう。
以下の記事では、シニア人材を採用するメリットについて詳しく解説しています。
シニア人材を採用する企業が押さえるべき助成金・社会保険のポイント｜65歳以上人材の採用で知っておきたいこと
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求人票で会社の魅力を具体的に伝える
3つ目の人手不足対策は、求人票で会社の魅力を具体的に伝えることです。
求人票は、応募者が企業を知る最初の接点です。仕事内容だけを掲載するのではなく、入社後の働き方や職場の雰囲気、教育体制や福利厚生などを具体的に伝えることで、応募につながりやすくなります。
中小企業ならではの裁量の大きさや経営者との距離の近さ、地域に根差した事業などは魅力として伝えられるポイントのため、積極的に記載しましょう。
応募者が入社後の働く姿をイメージしやすい求人票を作成することが、採用成功につながる第一歩になるはずです。
採用スピードを見直す
4つ目の人手不足対策は、採用スピードを見直すことです。
応募から採用までの期間が長くなると、その間に応募者が他社へ入社を決めてしまうことがあるため、「書類選考や面接日程の調整に時間がかかっていないか」「選考結果の連絡が遅れていないか」を確認し、できるだけスムーズに選考を進めることを意識しましょう。
採用フローをあらかじめ決めておけば、応募者への対応も迅速になり、優秀な人材を確保できる可能性が高まります。
以下の記事では、採用フローに関して詳しく解説しています。
中途・シニア採用向けの設計手順・必要書類・運用方法を解説！採用フローテンプレートの作り方
多様な人材や採用チャネルを活用する
5つ目の人手不足対策は、多様な人材や採用チャネルを活用することです。
採用活動を求人サイトだけに頼ると、応募者との接点が限られることがあります。しかし、ハローワークや人材紹介会社、自社ホームページや社員紹介制度など、複数の採用チャネルを活用することで、より多くの求職者へアプローチできるようになります。
また、シニア人材や未経験者を採用することも効果的です。シニア人材の採用を検討している場合は、「シニア求人情報を無料で掲載できるサービス」の利用がおすすめです。
採用コストを抑えながら応募者との接点を増やすことが可能になるため、面接では「人柄」「意欲」「再現性」の見極めに集中できます。
定着率を意識する
6つ目の人手不足対策は、定着率を意識することです。
人手不足を改善するためには、採用人数を増やすだけではなく、採用した人材が長く働ける環境を整えることも重要です。
定着率を高めるためのポイント
- 入社後のフォロー体制を整える
- 労働条件や勤務制度を見直して離職を防ぐ
- 成果や役割を適切に評価できる仕組みを整える
短期間で離職が続くと採用や教育を繰り返すことになり現場の負担も大きくなるため、上記のポイントを意識して、定着率を上げる対策も取り入れていきましょう。
入社後のフォロー体制を整える
定着率を上げるためには、入社後のフォロー体制を整えることが重要です。
新しく入社した従業員は、仕事内容だけでなく職場のルールや人間関係にも慣れていく必要があります。そのため、定期的な面談や相談の機会を設け、不安や悩みを早い段階で確認することが大切です。
また、教育担当者を決めることや業務マニュアルを整備すれば、新入社員が安心して業務を覚えられる環境が整うでしょう。
労働条件や勤務制度を見直して離職を防ぐ
労働条件や勤務制度を見直して、離職を防ぐことも重要です。
給与や休日、勤務時間などの労働条件は、定着率に大きく影響します。「長時間労働が続いていないか」「有給休暇を取得しやすい環境になっているか」などを確認し、働きやすい職場づくりを進めることが重要です。
柔軟な勤務制度を導入すれば、多様な人材が働き続けやすい環境になるはずです。
成果や役割を適切に評価できる仕組みを整える
成果や役割を適切に評価できる仕組みを整えることも重要です。
評価基準が曖昧な職場では従業員が不公平感を感じやすくなりますが、成果や役割を適切に評価できる仕組みを整えることで、仕事へのモチベーションや定着率の向上が期待できます。
評価項目を明確にし、定期的な面談を通じてフィードバックを行うことが大切です。
中小企業が人手不足を解消するための進め方
人手不足を改善するためには、思いついた施策から始めるのではなく、自社の課題を確認したうえで優先順位を付けて取り組むことが大切です。
ここでは、中小企業が人手不足対策を進める際の基本的な流れを紹介します。
人手不足の原因を自社で整理する
人手不足を解消するためには、まず自社で人手不足が起きている原因を確認することから始めましょう。
例えば、「応募が集まらない」「採用しても早期離職が多い」「特定の部署だけ人手が足りない」など、企業によって課題は異なります。また、人手不足ではなく、業務量が偏っていることや、非効率な業務フローが原因となっているケースもあります。
現状を確認しないまま対策を進めると、十分な成果につながらない可能性があります。まずは採用状況や離職率、残業時間や業務量などを確認し、自社の課題を把握することが人材不足解消の第一歩になるでしょう。
改善する項目の優先順位を決める
人手不足の原因を確認した後は、改善する項目の優先順位を決めます。
例えば、応募数が不足している場合は求人票や採用チャネルの見直しを優先し、離職率が高い場合は職場環境や労働条件の改善を優先するなど、課題に応じた対策が必要です。
また、一度に多くの施策へ取り組むと人事担当者や現場への負担が大きくなることがあるため、効果が期待できる施策から順番に進めることが成功のポイントになります。
効果を確認しながら改善を続ける
採用市場や求職者のニーズは変化するため、実施した施策の効果を定期的に確認し、必要に応じて改善を続けることも重要です。
主な改善ポイント
- 応募数
- 採用人数
- 採用単価
- 内定承諾率
- 早期離職率
効果を継続的に確認しながら採用活動や定着施策を見直すことが、人手不足の解消につながります。
中小企業の人手不足に関するよくある質問
最後に、中小企業の人手不足対策に関するよくある質問を紹介します。
予算を増やさず応募を増やす方法はある？
予算を大きく増やさなくても、応募数を増やせる可能性はあります。
予算を増やさずに応募を増やす方法の例
- 求人票の見直し
- ハローワーク、自社ホームページ、無料で利用できる求人サービスなどの複数の採用チャネルの活用
- シニア人材や未経験者の採用
人手不足を解消するためには、採用費用だけに注目するのではなく、採用方法や募集内容を確認することが重要です。
AIやITツールの導入も人手不足対策になる？
AIやITツールの導入は、人手不足対策の1つとして効果が期待できます。
例えば、勤怠管理や給与計算、問い合わせ対応などをシステム化することで、担当者の負担を軽減し、より重要な業務へ時間を使いやすくなります。
ただし、AIやITツールだけで人手不足が解消する訳ではないため、採用活動の見直しや定着率の改善、業務効率化もあわせて進めることが重要です。
人手不足を解消するためには未経験者も採用した方がよい？
未経験者を採用対象に含めることは、人材確保の選択肢を広げる方法の1つです。
経験者だけを募集すると応募者が限られ、人材確保が難しくなることがありますが、未経験者を採用して教育体制を整えることで、長期的に活躍できる人材を育成できる可能性があります。
業務内容や必要なスキルを確認したうえで、未経験からでも成長できる環境を整えられる場合は、未経験者の採用も検討してみましょう。
中小企業の人手不足は自社に合った対策を継続することが重要
中小企業の人手不足は、生産年齢人口の減少や採用競争の激化など、企業だけでは解決が難しい要因も重なって起こります。
そのため、採用活動を強化するだけではなく、業務効率化や定着率の向上、採用ターゲットの見直しなど、自社の課題に合った対策を進めることが重要です。
特に、限られた採用予算や人事体制の中では、幅広い人材へアプローチできる採用活動を進めることが人手不足解消のカギになるでしょう。
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