なぜ人手不足が起こるのか？企業で人手不足が発生する主な原因
人手不足とは、企業が事業を運営するうえで必要な人員を確保できない状態のことです。単に従業員数が不足しているだけではなく、求める経験やスキルを持つ人材を採用できない状態も含まれます。
近年は少子高齢化の進行により働き手の数が減少しており、多くの企業で人材確保が課題となっています。
一方で、人手不足の深刻さは業界や地域によって異なります。建設業や介護業、運輸業のように慢性的な人材不足に悩む業界もあれば、都市部と地方で採用難易度に差が生じるケースもあります。
今後も労働人口の減少が続くと予測されており、人手不足は一時的な問題ではなく中長期的な経営課題として捉えることが重要です。
まずは、企業で人手不足が発生する主な原因を把握しておきましょう。
なお、以下の記事では、中小企業の人手不足対策について詳しく解説しています。
原因と対策、採用改善の進め方や定着率向上のポイントを解説！中小企業の人手不足を改善する方法とは？
採用方針・採用要件・採用チャネルの決め方と実行のポイント｜中小企業の採用戦略の立て方と実行計画
少子高齢化によって労働人口が減少しているため
人手不足の原因1つ目は、少子高齢化によって労働人口が減少しているためです。
日本では出生数の減少が続いており、若年層の人口は年々減少しています。その一方で、高齢者人口は増加しており、働き手となる生産年齢人口は縮小傾向にあります。
その結果、企業側の採用意欲が高くても、応募者そのものが減少しているため、以前と同じ方法では人材を確保しにくくなっています。
特に地方企業や中小企業では、採用活動を行っても十分な応募数を確保できないケースが少なくありません。
労働人口の減少は今後も続くと予測されているため、人材獲得競争はさらに激しくなる可能性があります。
採用競争が激化しているため
人手不足の原因2つ目は、採用競争が激化しているためです。
近年は、多くの企業が限られた求職者を取り合う状況になっており、同じ地域や業界内だけではなく、異業種間でも採用競争が発生しています。
待遇や働き方、福利厚生などの条件を比較して応募先を選ぶ求職者が増えているため、企業側には魅力的な職場環境づくりが求められています。
また、求人媒体や人材紹介会社だけではなく、SNS採用やダイレクトリクルーティングなど、採用手法も多様化しています。従来の募集方法だけに依存していると求職者との接点が不足し、人材確保が難しくなることもあるでしょう。
若手人材の価値観が多様化しているため
人手不足の原因3つ目は、若手人材の価値観が多様化しているためです。
近年は、若手人材の働き方に対する価値観が変化しています。以前は給与や雇用の安定性を重視する傾向が強く見られましたが、現在はワークライフバランスや働きやすさ、キャリア形成の機会などを重視する人も増えています。
そのため、企業側が従来の価値観を前提に採用活動を行うと、求職者との認識にズレが生じる場合もあります。
例えば、「柔軟な働き方を希望する人材が多い職種で長時間労働が常態化している」「成長機会を求める若手に対して教育体制が十分でない」場合は、応募が集まりにくくなることもあるでしょう。
企業は応募者の望む職場環境を把握して、適切な方法で採用活動を進めることが必要になります。
早期離職によって人材が定着しないため
人手不足の原因4つ目は、早期離職によって人材が定着しないためです。
新たな人材を採用しても、早期離職が続けば組織全体の人手不足は改善されません。特に入社後のミスマッチによる退職は、採用コストの増加や現場負担の増加にもつながるため注意が必要です。
離職が発生する背景には、労働条件への不満、人間関係の問題、仕事内容とのミスマッチ、教育体制の不足など、さまざまな要因があります。
さらに、退職者が増えることで残った従業員の業務負担が増加し、その負担が新たな離職を招く悪循環に陥るケースもあります。
人手不足を改善するためには、採用活動の強化に加えて、定着率の向上にも取り組むことが重要です。
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人手不足が企業に与える影響とは？
人手不足は、単に採用が難しくなるだけの問題ではありません。
必要な人員を確保できない状態が続くと、現場の業務負担が増加し、生産性やサービス品質が低下する可能性があります。
また、売上機会の損失や離職率の上昇など、企業経営に大きな影響を与えるケースも少なくありません。
人手不足への対策を進めるためには、まず企業にどのような影響が生じるのかを理解しておくことが重要です。
ここでは、人手不足が企業に与える主な影響について解説します。
従業員1人あたりの負担が増加する
人手不足による影響として最も発生しやすいのが、従業員1人あたりの業務負担の増加です。
本来複数人で担当する業務を少人数で対応することになれば、自然と残業時間の増加や休日出勤が発生します。また、欠員が補充できない状態が続くと、1人が複数の業務を兼任しなければならないケースも出てくるでしょう。
業務負担の増加は従業員の疲労やストレスを招きやすく、モチベーションの低下にもつながるため、企業は適切な対策を行わなければなりません。
サービスや製品の品質低下につながる
十分な人員を確保できない状態が継続すると、サービスや製品の品質にも悪い影響が出る可能性があります。
例えば、接客業では対応時間の短縮によって顧客満足度が低下する場合があります。製造業では確認作業に十分な時間を確保できず、ミスや不良品の発生につながるケースもあるでしょう。
人手不足によって業務が忙しくなると、教育や研修に充てる時間も不足しやすくなります。その結果、新入社員や若手社員の育成が進まず、組織全体の生産性低下を招くことも考えられます。
売上機会の損失が発生する
人手不足は、売上にも大きな影響を与えます。
受注や問い合わせへの対応が追いつかない場合、本来獲得できるはずだった案件を逃してしまう可能性があります。
店舗運営では営業時間の短縮や休業日の増加が必要になることもあり、売上減少につながるケースもあるでしょう。
また、新規事業の立ち上げや販路拡大などの成長施策に人員を配置できず、事業拡大の機会を逃してしまうこともあります。
離職者が増えてさらに人手不足が深刻化する
人手不足が長期間続くと、離職者の増加を招く可能性も考えられます。
業務負担が増え続ける職場では、心身の負担から退職を選択する従業員が増加する可能性が高くなります。また、人手不足によって十分な教育やサポートが受けられないことが原因で仕事がつらくなり、早期離職につながるケースもあるでしょう。
離職者が増えると残った従業員の負担がさらに大きくなり、新たな退職者が発生するという悪循環に陥る可能性もあります。
人手不足への対策①採用活動を強化する
人手不足を改善するためには、まず採用活動の見直しを検討してみましょう。
現在は従来と同じ方法で求人を掲載していても、労働人口の減少や採用競争の激化によって応募者を確保しにくくなっています。そのため、採用ターゲットや募集方法、選考フローなどを確認し、自社に合った採用活動を行うことが重要です。
ここでは、人手不足対策として取り組むべき採用活動の強化方法を紹介します。
応募者を増やし採用・定着につなげるポイントを紹介｜すぐに実践できる！人材確保の方法15選
採用ターゲットを見直す
1つ目の採用強化対策は、採用ターゲットを見直すことです。
例えばこれまで若手人材のみを募集していた企業が、シニア人材や未経験者、ブランクのある人材などにも対象を広げることで、採用機会を増やせる場合があります。
特に近年は、働く意欲や豊富な経験を持つシニア人材への注目が高まっています。短時間勤務や柔軟な働き方を取り入れれば、自社に合う人材と出会える可能性が高くなるでしょう。
まずは現在の募集条件が必要以上に厳しくなっていないかを確認し、採用対象を広げられるかどうかを検討してみましょう。
求人票の内容を改善する
2つ目の採用強化対策は、求人票の内容を改善することです。
求人票は求職者が企業を知るための重要な情報源ですが、仕事内容や応募条件だけを簡潔に掲載するだけでは、他社との差別化が難しくなります。
求職者は給与や勤務時間の他に、職場環境や働くメリット、教育体制なども確認して、応募するか否かを検討します。応募者の不安を解消するためにも、以下の情報はできる限り記載しましょう。
求人票に記載した方がいい情報
- 研修制度の有無
- 働いている社員の特徴
- キャリアアップの仕組みなど
また、仕事内容と実際の業務内容に大きな差があると入社後のミスマッチにつながる可能性があるため、求人票の内容は定期的に確認し、現場の実態に合った内容へ更新することが重要です。
採用フローを見直して選考スピードを上げる
3つ目の採用強化対策は、選考スピードを上げることです。
採用活動では選考スピードも重要な要素になります。特に中途採用では求職者が複数の企業へ同時に応募しているケースが多いため、応募から面接、合否連絡までに時間がかかると、他社で採用が決まってしまう可能性があります。
「面接日程の調整に時間がかかっていないか」「面接回数が多すぎないか」「合否連絡が遅れていないか」などを確認し、改善できる点がないか採用フローを見直してみましょう。
選考スピードを上げることで応募者の離脱を防ぎ、採用成功率の向上につながる効果が期待できます。
以下の記事では、採用フローに関して詳しく解説しています。
中途・シニア採用向けの設計手順・必要書類・運用方法を解説！採用フローテンプレートの作り方
採用チャネルを増やす
4つ目の採用強化対策は、採用チャネルを増やすことです。
求人サイトだけに依存している場合、自社に興味を持つ人材へ十分にアプローチできない可能性があるため、複数の採用チャネルを活用することも重要になります。
例
- 人材紹介会社
- ハローワーク
- SNS採用
- 社員紹介制度（リファラル採用）
- ダイレクトリクルーティングなど
また、シニア人材の採用を検討している場合は、「シニア求人情報を無料で掲載できるサービス」の活用がおすすめです。
採用活動を強化する際には、候補者と出会える母集団づくりまであわせて進めておくと、採用が一気に進みやすくなり、面接では「人柄」「意欲」「再現性」の見極めに集中できます。
それぞれの採用チャネルには特徴があるため、自社の採用ターゲットに合った方法を選択し、応募者との接点を増やすことが重要です。
中小企業ができるコスト削減方法も解説！企業の採用コストの平均額はどれくらい？
人手不足への対策②定着率を向上させる
人手不足の解消には採用活動の強化が欠かせません。しかし、新たな人材を採用しても早期離職が続けば、人手不足の改善は難しくなります。
特に近年は、給与だけではなく働きやすさや成長機会を重視する人も増えているため、定着率を高める取り組みがこれまで以上に求められています。
ここでは、人手不足対策として取り組むべき定着率向上の方法を紹介します。
労働条件や待遇を見直す
1つ目の定着率向上対策は、労働条件や待遇を見直すことです。
従業員の定着率を高めるためには、給与や賞与はもちろん、休日数や残業時間、福利厚生なども重要な要素になります。
例えば、慢性的な長時間労働が発生している職場では、従業員の負担が大きくなり離職につながる可能性があります。また、同業他社と比較して待遇面に大きな差がある場合は、人材流出の要因になることもあるでしょう。
定期的に従業員の意見を確認しながら、働きやすい環境づくりを進めることが大切です。
評価制度やキャリア支援を整備する
2つ目の定着率向上対策は、評価制度やキャリア支援を整備することです。
どれだけ成果を出しても評価基準が不明確な職場では、従業員のモチベーション維持が難しくなります。しかし、評価制度が整備されていれば、自身に求められている役割や目標を理解しやすくなり、働くモチベーションもアップするでしょう。
また、研修制度や資格取得支援制度などのキャリア支援も重要です。スキルアップやキャリア形成の機会があることで、従業員は成長を実感しながら働けるため、やりがいをみつけやすくなるでしょう。
将来への見通しを持てる職場環境が整っている会社は、定着率が高い傾向にあります。
特に若手人材は成長機会を重視する傾向があるため、教育体制の充実は採用面でもプラスに働くはずです。
職場内のコミュニケーションを活性化する
3つ目の定着率向上対策は、職場内のコミュニケーションを活性化することです。
職場内のコミュニケーションは、定着率に大きく影響します。上司や同僚に相談しにくい環境の場合、従業員は不満や悩みを抱え込みやすくなるため、離職につながる可能性があります。
一方で、日頃からコミュニケーションが取れている職場では問題が大きくなる前に対応できるため、離職を思いとどまらせることができるかもしれません。
日頃から、定期的な面談や1on1ミーティングを実施すれば、業務上の課題やキャリアに関する悩みを把握しやすくなるでしょう。
入社後のフォロー体制を整える
4つ目の定着率向上対策は、入社後のフォロー体制を整えることです。
誰でも新しい職場に慣れるまでには一定の時間が必要です。業務内容や社内ルールが十分に伝わっていないと、不安や戸惑いから退職につながる可能性が高くなります。
特に入社後数か月は、仕事内容や人間関係に関する悩みが生じやすい時期です。そのため、定期的な面談や教育担当者によるフォロー体制を整えることが重要です。
また、採用時に伝えた仕事内容や条件と実際の業務内容に差がないかを確認することも大切です。
人手不足への対策③業務効率化を進める
限られた人数でも安定して業務を進められる体制を構築するためには、業務効率化への取り組みも重要です。
ここでは、人手不足対策として取り組むべき業務効率化の方法を紹介します。
業務の属人化を解消する
1つ目の業務効率化対策は、業務の属人化を解消することです。
属人化とは、特定の従業員しか対応できない業務が増えている状態のことです。業務マニュアルが整備されていない場合や、重要な業務が個人の経験や知識に依存している場合は属人化が発生しやすくなります。
しかし、業務手順の文書化や情報共有の仕組みを整えれば、複数人が対応できる体制を整えることは可能です。業務の属人化を解消すれば、業務の引き継ぎもスムーズになり、組織全体の生産性向上につながります。
なお、採用判断の属人化を防ぐ方法については、以下の記事で構造化面接の進め方を解説しています。
型別テンプレート・評価基準を把握して評価のばらつきを防ぐ面接設計に！構造化面接の質問例と作り方の完全版
ITツールやシステムを活用する
2つ目の業務効率化対策は、ITツールやシステムを活用することです。
手作業で行っている業務が多い場合、入力ミスや確認作業の負担が発生しやすくなります。また、同じ情報を複数の書類へ転記するような作業は、多くの時間を消費します。
しかし、勤怠管理システムや給与計算システム、顧客管理システムなどを導入すれば、業務負担を軽減できる可能性があります。
さらに、情報共有ツールを活用すれば、社内コミュニケーションの効率化や情報伝達のスピードも向上するはずです。
自社の業務内容を確認しながら、効率化できる部分がないか、再度検討してみましょう。
定型業務を自動化する
3つ目の業務効率化対策は、定型業務を自動化することです。
毎日繰り返し発生する以下のような定型業務は、自動化による効果が大きい分野のため、自動化ツールの活用によって作業時間を削減できる可能性があります。
例
- データ入力
- 集計作業
- 請求書作成
- 在庫管理など
人が対応する業務を減らすことで、単純作業にかかる時間を削減できるだけではなく、入力ミスや確認漏れの防止にもつながるメリットもあります。
また、従業員はより付加価値の高い業務へ時間を使えるようになるため、生産性向上効果も期待できます。
アウトソーシングを活用する
4つ目の業務効率化対策は、アウトソーシングを活用することです。
アウトソーシングとは、自社業務の一部を外部の専門会社へ委託する方法のことです。近年は、以下のような業務を専門とする会社に委託する企業も増えています。
例
- 給与計算
- 経理業務
- 採用業務
- コールセンター業務など
一部の業務を専門会社へ委託することで、自社の社員をコア業務へ集中させやすくなるメリットがあります。また、専門知識を持つ人材へ任せることで、業務品質の向上につながる場合もあります。
すべての業務を社内で対応することにこだわらず、外部リソースの活用も含めて検討することは、人手不足への有効な対策の1つです。
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人手不足対策としてシニア人材を活用するメリット
人手不足が深刻化するなか、多様な人材の活用に取り組む企業が増えています。そのなかでも注目されているのがシニア人材の採用です。
近年は定年後も働き続けることを希望する人が増えており、豊富な経験や専門知識を持つシニア人材を採用する企業が増えてきました。
ここでは、人手不足対策としてシニア人材を活用する主なメリットを紹介します。
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豊富な経験を即戦力として活かせる
シニア人材の大きな強みは、長年の業務経験や専門知識を即戦力として活かせることです。
特に同じ業界や職種で経験を積んできた人材であれば、入社後の教育期間を短縮しやすく、早期に活躍できる可能性があります。
また、業務に関する知識に加えて、顧客対応やトラブル対応など、経験を通じて身につけたノウハウを持っている人も大勢います。
人手不足が深刻な職種では、即戦力として活躍できる人材を確保できることが大きなメリットになります。
若手への技能継承につながる
シニア人材の活用は、技能継承にも効果があります。
長年にわたって培われた知識や技術、顧客対応のノウハウなどは、企業にとって重要な経営資産ですが、ベテラン社員の退職によって、それらの知識や技術が十分に引き継がれないまま失われてしまうことも少なくありません。
しかし、シニア人材が若手社員への指導や教育を担うことで、業務知識や現場でつちかわれた対応力を次世代へ引き継ぎやすくなります。
技能継承が進めば組織全体の人材育成にもつながるため、長期的な人手不足対策としても効果が期待できます。
短時間勤務など柔軟な働き方にも対応しやすい
シニア人材は、柔軟な働き方に対応しやすいこともメリットです。
シニア人材は、フルタイム勤務だけではなく、短時間勤務や週数日勤務など柔軟な働き方を希望する人が多い傾向があります。そのため、繁忙時間帯のみ人員を配置したい場合や、特定の業務を担当できる人材を確保したいと考える企業には最適な人材になります。
例えば、接客業やサービス業ではピーク時間帯のみ勤務してもらうことで、現場の負担軽減につながることがあるでしょう。
自社の業務内容に合わせて勤務条件を設定しやすい点も、シニア人材を活用するメリットの1つです。
人材確保の選択肢を広げられる
シニア人材を採用対象に含めることで、人材確保の選択肢を広げることができます。
採用対象を若手人材や経験者のみに限定していると、応募者数が伸び悩み、人材確保が難しくなる場合があります。一方で、シニア人材も採用対象に含めることで、採用できる人材の幅が広がり、応募者の母数を増やしやすくなります。
近年は高齢者雇用を支援する制度やシニア向け求人サービスも充実しており、企業がシニア採用に取り組みやすい環境が整いつつあります。
人手不足が続くなかでは、従来の採用ターゲットだけにこだわらず、多様な人材を採用対象として検討することが重要です。シニア人材の採用は、安定した採用活動を実現するための有効な選択肢の1つといえるでしょう。
人手不足対策で活用できる助成金や支援制度
人手不足への対策を進める際は、採用活動や人材育成、職場環境の改善などに一定のコストが発生します。
その負担を軽減するために、国や自治体ではさまざまな助成金や支援制度を用意しています。要件を満たせば採用や教育訓練、シニア人材の活用に関する費用の一部について支援を受けられる場合があります。
ここでは、企業が活用しやすい代表的な助成金や支援制度を紹介します。
なお、制度の内容は改正されることがあるため、申請前に最新情報を確認してください。
キャリアアップ助成金
キャリアアップ助成金は、非正規雇用労働者の処遇改善や正社員化を支援する制度です。
契約社員やパート・アルバイトなどの有期雇用労働者を正社員へ転換した場合や、賃金規定の改定を行った場合などに助成金を受給できる可能性があります。
人手不足対策では、新たな人材を採用することはもちろん、既存従業員の定着率向上も重要です。正社員登用制度や処遇改善を進めることで、従業員のモチベーション向上や離職防止につながる場合があります。
人材開発支援助成金
人材開発支援助成金は、従業員への教育訓練や職業能力開発を支援する制度です。
企業が研修や職業訓練を実施した場合に、訓練費用や訓練期間中の賃金の一部について助成を受けられる場合があります。
人手不足が続く環境では、即戦力となる人材の採用だけで課題を解決することは難しくなっています。そのため、既存従業員のスキル向上や多能工化を進める取り組みも重要です。
人材育成への投資を検討している企業は、活用できる制度がないか確認してみましょう。
65歳超雇用推進助成金
65歳超雇用推進助成金は、高齢者の雇用促進を目的とした助成金です。
定年の引き上げや定年制の廃止、65歳を超える継続雇用制度の導入などを行った企業が対象になります。
経験豊富なシニア人材を活用することで、人材確保はもちろん、技能継承や教育体制の強化にもつながる可能性があります。
高齢者雇用を検討している場合は、利用条件を確認してみましょう。
自治体の支援制度
国の助成金だけではなく、自治体独自の支援制度を活用できる場合もあります。
例えば、採用活動費用の補助、人材育成研修への補助、ITツール導入などに関する支援制度などを実施している自治体があります。
また、地域によってはUターン・Iターン人材の採用支援や、高齢者雇用に関する補助制度を設けているケースもあります。
支援内容や対象条件は自治体ごとに異なるため、都道府県や市区町村のホームページ、商工会議所などで最新情報を確認してみましょう。
助成金や支援制度を上手に活用することで、人手不足対策にかかる負担を軽減しながら採用や人材育成を進めやすくなります。
人手不足対策に関するよくある質問
最後に、人手不足対策に関するよくある質問を紹介します。
人手不足対策は何から始めればよい？
まずは、自社で人手不足が発生している原因を確認することから始めましょう。
応募者数が不足しているのか、早期離職が多いのか、業務量に対して人員配置が適切ではないのかによって、取り組むべき対策は異なります。
原因を十分に確認しないまま採用活動だけを強化しても根本的な解決にはならないため、現状を把握したうえで、採用活動の見直し、定着率向上、業務効率化など、自社に必要な対策を優先的に進めることが大切です。
採用を強化しても応募が集まらない場合はどうする？
応募が集まらない場合は、採用方法全体を見直すことが重要です。
まずは、求人票の内容や応募条件が求職者のニーズに合っているかを確認しましょう。仕事内容や働くメリットが十分に伝わっていない場合や、応募条件が厳しすぎる場合は、応募を見送る可能性があります。
また、求人サイトに加えて、人材紹介会社やハローワーク、社員紹介制度、シニア向け求人サービスなど、複数の採用チャネルを活用することも効果的です。
募集方法や採用ターゲットを見直し、自社に合った採用チャネルを組み合わせることで、応募者との接点を広げやすくなります。
中小企業でも取り組みやすい対策はある？
中小企業でも取り組みやすい対策は数多くあります。以下のような対策は、大きな設備投資を行わなくても実施しやすい取り組みです。
例
- 求人票の内容を改善する
- 選考スピードを上げる
- 入社後のフォロー体制を充実させる
- 業務マニュアルを作成する
- ITツールを導入して業務効率化を目指す
さらに、国や自治体の助成金や支援制度を活用することで、採用活動や人材育成にかかる負担を軽減できる場合もあります。
人手不足対策は採用・定着・業務改善を組み合わせることが重要
人手不足は、採用活動のみを強化すれば解決できる課題ではありません。
応募者が集まりやすい採用活動を行うことに加え、従業員が長く働ける職場環境を整え、限られた人員でも成果を出せる体制を構築することが重要です。
また、シニア人材の活用や助成金・支援制度の利用など、さまざまな選択肢を組み合わせることで、人手不足の改善につながりやすくなります。
人材確保が難しくなっている現在は、採用ターゲットを広げることも有効な対策の1つです。経験豊富なシニア人材を採用することで、即戦力の確保はもちろん、技能継承や組織力の向上も期待できます。
この機会に「シニア求人情報を無料で掲載できるサービス」を利用して母集団を広げ、面接で再現性や適応力を見極める流れを作り、低コストでできる採用活動を始めてみてはいかがでしょうか？
